Circular 001
| Emisor | Ministerio del Interior |
| Número de Boletín | 43690 |
DIARIO OFICIAL 43.690 CIRCULAR 001 10/08/1999 Circular 001, sobre el Decreto 1122 del 26 de junio de 1999. Santa Fe de Bogotá, D. C., 10 de agosto de 1999 Asunto: Decreto 1122 del 26 de junio de 1999 Para: Representantes legales de entidades adscritas, gobernadores, alcaldes. De: Secretario General, Ministerio del Interior, Director General, Archivo General de la Nación. En atención a lo dispuesto por el Decreto 1122 del 26 de junio de 1999 y especialmente a lo señalado en los artículos 132 y 133 del Archivo General de la Nación, se permite formular algunas recomendaciones para que sean aplicadas bajo la dirección de ese despacho. 1. El artículo 132 del citado decreto señala: "Los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración por escrito, deberán ser producidos en original y máximo dos copias. Durante su vigencia, permanecerán bajo la responsabilidad de la Unidad Administrativa productora y serán transferidos al Archivo Central y/o Histórico de acuerdo con los términos y procedimientos establecidos en la tabla de Retención Documental". Para el cumplimiento de esta normativa es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: ¿ Obligatoriedad del funcionamiento de las Unidades de Archivo Esta disposición implica, por supuesto, la creación y óptimo funcionamiento de las Unidades de Archivo, como parte fundamental de la estructura orgánica de cada entidad y adscritas al nivel directivo de las mismas. ¿ Elaboración de las Tablas de Retención Documental Las Tablas de Retención Documental son un instrumento que a partir de las series y sus correspondientes tipos documentales indican los tiempos que deben permanecer en cada una de las fases del ciclo vital del documento (archivos de gestión, archivo central y archivo histórico), contribuyen a la racionalización de la producción, trámite y disposición final de los documentos en que se plasman las decisiones administrativas. El programa de elaboración de las Tablas de Retención Documental, debe ser liderado por los Secretarios Generales o funcionarios de igual o superior ubicación jerárquica así como, por los Jefes de Archivo y debe comprometer a cada una de las jefaturas de las diferentes UnidadesAdministrativas. El Comité de Archivo de cada entidad, constituido en los términos señalados por el Reglamento General de Archivos, en su artículo 19 y parágrafo único, deberá analizar las propuestas de Tablas de Retención Documental que le sean presentadas y dar su aval a...
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