Circular Externa 052
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 45125 |
Señores:
Representantes Legales, Jefes de Areas Financieras, Jefes de Control Interno, Jefes de Contabilidad, Contadores y Revisores Fiscales de los Entes Públicos de los niveles nacional y territorial de los Sectores Central y Descentralizado
Referencia: Instrucciones para el suministro de la información financiera, económica y social cuando se produzcan cambios de representante legal en los entes públicos de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado.
Apreciados señores:
La Contaduría General de la Nación y este Despacho, en cumplimiento de las funciones legales establecidas en los artículos 3° y 4° de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, imparten las instrucciones para el suministro de la información contable pública por parte de los representantes legales salientes a los nombrados, cuando se presenten cambios en la administración de los entes públicos.
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OBJETIVOS
1.1 General
Garantizar la entrega de la información contable pública por parte de los representantes legales salientes de los entes del sector público a los elegidos o nombrados, y que la misma revele con razonabilidad, los hechos financieros, económicos y sociales del ente en el cual se produce el cambio.
1.2 Específicos
1.2.1 Apoyar a los representantes legales elegidos o nombrados en el cumplimiento de sus funciones y en el conocimiento de la realidad financiera, económica y social de la entidad que entran a administrar.
1.2.2 Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contables de conformidad con las normas y procedimientos determinados por la Contaduría General de la Nación, CGN.
1.2.3 Reglamentar un procedimiento que ilustre acerca de los aspectos a tener en cuenta, entre los servidores públicos que asumen la administración de la entidad y quienes entregan su cargo, determinando la información y documentos que deben entregarse, así como las verificaciones a efectuar en dicho proceso.
1.2.4 Precisar aspectos relacionados con la entrega y recibo de la información, cuando se produzca cambio de representante legal en los entes públicos a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión.
1.2.5 Orientar el procedimiento a seguir por parte de las entidades suprimidas que forman parte del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación.
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AMBITO DE APLICACION
La presente circular debe ser aplicada por los organismos y entidades de que trata el artículo 2° de la Resolución 400 de 2000, cuando se presente cambio de representante legal por elección popular o nombramiento, así como por el efecto de actos que ordenen la supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión de entes públicos.
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PROCEDIMIENTO
Los representantes legales a que se refiere la presente circular deben garantizar la entrega a su sucesor de la información sobre los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, mediante la suscripción del acta respectiva.
A continuación se precisan aspectos relacionados con la información y documentos que deben entregarse relativos a la información financiera, económica y social, de los bienes, derechos y obligaciones de los entes públicos; la responsabilidad en el suministro de l a información financiera e informe de control interno contable; la elaboración del acta de entrega y la presentación de la información, haciendo las aclaraciones respectivas para los entes a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión.
3.1 Entrega de información y documentos
3.1.1 Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos complementarios
3.1.1.1 Los representantes legales salientes deben entregar a los elegidos o nombrados, los siguientes documentos:
¿ Balance general.
¿ Estado de actividad financiera, económica y social.
¿ Estado de cambios en el patrimonio.
¿ Formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN98.003.
¿ Notas a los estados contables.
¿ Informe de gestión relativo al cumplimiento de los procedimientos relacionados con el saneamiento contable, conforme a la normatividad vigente.
3.1.1.2 Los estados contables deben prepararse con corte al último día del mes inmediatamente anterior a aquel en el cual se presentó el cambio de representante legal, sin que implique para la entidad el cierre de sus operaciones.
3.1.1.3 Tratándose de los entes públicos a los cuales se ordene su supresión...
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