Circular Externa 057
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 45562 |
Representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad, y contadores de los entes públicos de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado.
En cumplimiento de sus funciones legales, y en particular las establecidas en el literal g) del artículo 3º y literal s) del artículo 4° de la Ley 298 de 1996 y el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003, el Contador General de la Nación imparte las instrucciones que los entes públicos deben cumplir para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que permitan la elaboración y remisión del BDME.
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OBJETIVOS
1.1 General
Definir los aspectos requeridos para que los entes públicos adelanten la gestiones administrativas que le permitan la elaboración y envío del BDME de que t rata el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003, a la Contaduría General de la Nación.
1.2 Específicos
▪ Definir las generalidades para el envío, actualización y corrección de la información necesaria para la consolidación del BDME.
▪ Precisar el contenido de los archivos que deberán ser enviados por los entes públicos a la Contaduría General de la Nación, para la consolidación del BDME.
▪ Definir la estructura que deben presentar los registros del reporte de información del BDME.
▪ Definir las políticas para la administración, validación, responsabilidad y consistencia de la información del BDME.
▪ Definir el procedimiento para el Envío, Composición del archivo, Medio de reporte, y los Responsables de la información reportada para la consolidación del BDME.
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JUSTIFICACION
El parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003, establece la obligatoriedad de consolidar y publicar el BDME en la página web, por parte de la Contaduría General de la Nación, los días 30 de julio y 30 de enero, con la información que los entes públicos le remitan dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre de cada anualidad fiscal.
Teniendo en cuenta dicha obligatoriedad, y las fechas perentorias definidas en la Ley, es necesario instruir a las entidades sobre las formalidades para el envío de la información a la Contaduría General de la Nación.
De otra parte, es necesario que los entes públicos tomen las medidas administrativas necesarias para adecuar sus sistemas de información, de tal manera que puedan generar la información que será utilizada para la consolidación del mencionado boletín, en los términos y las características definidas por la Contaduría General de la Nación.
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AMBITO DE APLICACION
Los procedimientos contenidos en la presente Circular Externa serán aplicados por los entes públicos que hacen parte del ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, y en especial los entes públicos de que trata el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003.
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MARCO CONCEPTUAL
A continuación se relaciona la descripción de los términos que se utilizan en el proceso de consolidación y publicación del BDME, los cuales deben entenderse en el contexto de la presente Circular Externa, para orientar el proceso hasta su culminación.
4.1 Boletín de Deudores Morosos del Estado: Relación de las personas naturales y jurídicas que tienen acreencias a favor del ente público, cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y se encuentran en mora por un período superior a seis (6) meses.
Las personas que aparezcan relacionadas en el BDME no podrán celebrar contratos con entes públicos, ni tomar posesión de cargos públicos hasta que demuestren la cancelación de la totalidad de las obligaciones contraídas o acrediten la vigencia de un acuerdo de pago.
4.2 Deudor moroso del Estado: Persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con un ente público de cualquier orden o nivel cuya cuantía supera los cinco (5) smmlv y una mora superior a seis (6) meses. ($1.790.000 año 2004).
4.3 Consolidación de la información sobre el BDME: Proceso mediante el cual la Contaduría General de la Nación, agrega la información reportada por los entes públicos, que se refieren a las personas naturales o jurídicas que son deudores morosos del Estado.
4.4 Publicación del BDME: Revelación, a través de la página web de la Contaduría General de la Nación, de la información consolidada de los deudores morosos del Estado a una fecha de corte.
4.5 Acuerdos de pago: Se entenderá como acuerdos de pago, los convenios celebrados entre el deudor moroso y el ente público para establecer la forma y condiciones del pago de obligaciones adquiridas por la persona natural o jurídica. Dicho acuerdo se constituye en una de las condiciones para no estar reportado en el BDME.
4.6 Certificado de deudor: Documento expedido por la Contaduría General de la Nación, en el cual se hace constar que una persona natural o jurídica no se encuentra incluido en el BDME, con base en la información reportada por los entes públicos.
La Contaduría General de la Nación expedirá el certificado a cualquier persona natural o jurídica, cada vez que lo requiera, para celebrar contratos con entes públicos o tomar posesión de cargos públicos, según sea el caso, mediante el pago de un derecho equivalente al tres por ciento (3%) del smmlv.
4.7 Acreencias a favor del Estado: Para todos los efectos del proceso de reporte y consolidación de la información del BDME, las acreencias a favor del Estado serán las que correspondan a los saldos revelados, a una fecha de corte, en las subcuentas que representan los derechos causados por los entes públicos en los grupos 13 y 14 del catálogo general de cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, así como los valores revelados en las Cuentas de Orden q ue representan derechos que requieren ser controlados.
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PROCEDIMIENTOS
A continuación se definen las instrucciones operativas y técnicas que los entes públicos aplicarán para que elaboren el BDME y reporten la información a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003. Dichas instrucciones se refieren a: Envío de información, Responsables de la información reportada, Medio de reporte, Composición del archivo y Administración de la información.
5.1 Envío de información
Para efectos de relacionar las acreencias a su favor pendientes de pago, los entes públicos deberán enviar a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de mayo y 30 de noviembre de cada año, dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre, la relación de los deudores sean personas naturales o jurídicas, que presenten obligaciones morosas mayor a seis (6) meses y cuya cuantía supere los cinco (5) smmlv. La correspondiente información se deberá reportar en archivos a través de medios magnéticos o electrónicos de acuerdo a la estructura definida en la presente Circular Externa.
5.2 Respons ables de la información reportada
El representante LEGAL y el jefe del área contable, contador o quien haga sus veces, serán responsables del cumplimiento de la aplicación de los procedimientos relacionados con el suministro de la información reportada en el BDME, así como del contenido, permanencia y actualización de la información contenida en dicho reporte.
5.3 Medio de reporte
El reporte de la información del BDME a la Contaduría General de la Nación, se realizará utilizando medios magnéticos (disquetes o discos compactos) o medios electrónicos (vía Internet).
De manera independiente al medio de reporte, las entidades deberán enviar a la Contaduría General de la Nación una carta remisoria de la información de acuerdo al modelo (anexo 1) en la cual se debe informar la fecha de corte, nombres y cargo de las persona responsables de reportar la información, cantidad de registros tipo 4 y 5, valor total de las obligaciones reportadas tanto de personas naturales como de personas jurídicas.
5.3.1 Medios magnéticos
Las entidades que utilicen este medio magnético deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:
5.3.1.1 Rotulación del medio magnético
Cada disquete o disco compacto deberá ser marcado con un rótulo de papel que contenga los siguientes datos:
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Nombre del ente público reportante.
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Código del ente público reportante.
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Responsables del reporte de la información.
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Teléfono del responsable de la información.
5.3.1.2 Grabación del archivo
El archivo se deberá grabar en formato ASCII
5.3.2 Medios electrónicos
Como medio alternativo, las entidades podrán enviar la información a través del correo electrónico teniendo en cuenta las restricciones de tamaño de archivos propias de este servicio.
5.4 Composición del archivo
Los entes públicos deben reportar la información relacionada con las deudas morosas de las personas naturales y jurídicas en archivos a través de medios magnéticos o electrónicos, en formato plano y utilizando el conjunto de caracteres que corresponden al código estándar americano para intercambio de información (American Standard Code for Information Interchange-ASCII).
El archivo estará compuesto por cinco (5) tipos de registros, cada uno de los cuales se utilizará para reportar un tipo específico de datos. Cada tipo de registro se compone de campos de longitud fija, y a cada campo se le define un tipo para determinar el conjunto de caracteres que debe contener.
Cada registro se identificará con una numeración ordinal consecutiva y continua, de...
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