Circular Externa número 5 de 2013 - 24 de Septiembre de 2013 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 465381510

Circular Externa número 5 de 2013

EmisorUnidades Administrativas Especiales - Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-
Número de Boletín48923

Para: Entidades del Estado

Asunto: Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Proceso de Contratación

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en cumplimiento de su objetivo como ente rector del sistema de compras y contratación pública y , en desarrollo del literal a) del numeral 2 del artículo 159 del Decreto número 1510 de 2013 presenta el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo (Versión 1), el cual está disponible en la página web www.colombiacompra.gov.co/es/manuales.

Mu y atentamente,

La Directora General,

María Margarita Zuleta González. Referencia Normativa

Artículo 17

y literal a) del numeral 2 del artículo 159 del Decreto número 1510 de 2013. Artículo 3º del Decreto número 4170 de 2011.

Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1)

Introducción
  1. Riesgos en el Proceso de Contratación

  2. Estructura de la administración de Riesgos

    1. Establecer el contexto

    2. Identificar y clasificar losRiesgos

    3. Evaluar y calificar los Riesgos

    4. Asignación y tratamiento de los Riesgos

    5. Monitorear los Riesgos

  3. ¿Qué se debe incluir en los documentos del Proceso de Contratación y en la audiencia de asignación de Riesgos

Introducción

Colombia Compra Eficiente presenta este Manual de Administración de Riesgos para el Proceso de Contratación dirigido a los partícipes1 del sistema de compras y contratación pública.

El artículo 4º de la Le y 1150 de 2007 establece que la Entidad Estatal debe "incluir la estimación, tipificación y asignación de los Riesgos previsibles involucrados en la contratación77 en los pliegos de condiciones o su equivalente. El Decreto-le y 4170 de 2011 establece dentro del objetivo de Colombia Compra Eficiente optimizar los recursos públicos en el sistema de compras y contratación pública para lo cual es indispensable el manejo del Riesgo en el sistema y no solamente el Riesgo del equilibrio económico del contrato. Así lo entendió el Gobierno Nacional al asignar en las funciones de la Subdirección de Negocios de Colombia Compra Eficiente la de "diseñar y proponer políticas y herramientas para la adecuada identificación de Riesgos de la contratación pública y su cobertura77^, sin limitar esta función al Riesgo derivado del equilibrio económico de los contratos, Riesgo que se limita a la ejecución del mismo.

En la literatura internacional sobre el tema el Riesgo en las adquisiciones se define como los eventos que pueden afectar la realización de la ejecución contractual y cuya ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta por las partes involucradas en el Proceso de Contratación^.

De esta manera, uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública es el manejo del Riesgo del Proceso de Contratación. En consecuencia, la administración o el manejo del Riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del Riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.

El Decreto número 1510 de 2013 define Riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. También, el Decreto número 1510 establece que la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

1 Artículo 2º del Decreto número 1510 de 2013.

2 Decreto-le y 4170 de 2011, artículo 1º y numeral 9 del artículo 12.

(C. F.).

El Decreto número 1510 de 2013 se refiere al Riesgo previsible puesto que es un concepto que se deriva de las normas y a citadas contenidas en la Le y 1150 de 2007 y en el Decreto número 4170 de 2011. Para tal efecto, Colombia Compra Eficiente presenta este Manual de Administración de Riesgos para el Proceso de Contratación dirigido a los partícipes4 del sistema de compras y contratación pública buscando ofrecer lineamientos y principios metodológicos de manejo y en la Gestión de Riesgos en el Proceso de Contratación y el cual tiene en cuenta el Documento Conpes 3714 de 20115.

Definiciones

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que establece el Decreto número 1510 de 2013. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

  1. Riesgos en el Proceso de Contratación

    Las Entidades Estatales para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir que la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.

    Un manejo adecuado del Riesgo permite a las Entidades Estatales: (i) proporcionar un mayor nivel certeza y conocimiento la toma de decisiones relacionadas con el Proceso de Contratación; (ii) mejorar la planeación de contingencias del Proceso de Contratación; (iii) incrementar el grado de confianza entre las partes del Proceso de Contratación; y (iv) reducir la posibilidad de litigios; entre otros.

  2. Estructura de la Administración de Riesgos

    La Administración de Riesgos es el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal de los eventos en el Proceso de Contratación. La administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación6.

    Colombia Compra Eficiente propone administrar los Riesgos del Proceso de Contratación siguiendo los pasos enumerados a continuación:

    1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.

    2. Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación.

    3. Evaluar y calificar los Riesgos.

    4. Asignar y tratar los Riesgos.

    5. Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.

      Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Estatales elaborar la matriz de la Tabla 1 que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo, como se muestra a continuación:

      Tabla 1 - Matriz de Riesgos

      Impacto después Persona responsable por implementar el tratamiento Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Fecha estimada en que se completa el tratamiento Monitoreo
      Consecuencia de la ocurrencia del evento Tratamiento/Controles a ser implementados del tratamiento ¿Afecta el equilibrio económico del contrato y
      ...

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