Circular Externa número 0002 de 2014
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia del Subsidio Familiar |
| Número de Boletín | 49089 |
Dependencia: 0000
Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORES ADMINISTRATIVOS,
REVISORES FISCALES Y CONTADORES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
De: SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR
Asunto: INSTRUCCIONES GENERALES Y REMISIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL Fecha: 25/02/2014
-
Objetivo y alcance
Con fundamento en las facultades constitucionales y legales de la Superintendencia del Subsidio Familiar, se expide esta circular, en la cual se reúnen en un solo cuerpo normativo todos los requerimientos de información a los vigilados y se incorpora la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en sus comunicaciones electrónicas, de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999, el Decreto Reglamentario número 1747 de 2000; que definen y reglamentan el acceso y uso de los mensajes de datos, así como la firma digital y las entidades de certificación. Lo anterior, con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y esta entidad, así como los atributos de autenticidad, integridad y no repudio de la información.
En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible la utilización y flujo de documentos físicos (papel), asegurar la identificación plena de los emisores de documentos electrónicos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la información.
El proyecto de Circular fue puesto a consideración de los vigilados en publicación hecha en el portal de la Superintendencia de Subsidio Familiar del 5 al 10 de febrero de 2014.
-
Seguridad técnica y jurídica para las comunicaciones electrónicas
Los archivos reportados a la Superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de la utilización de firma digital. En consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio o por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Esta firma digital deberá ser adquirida y administrada por cada una de las entidades vigiladas.
Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características que brinde la entidad de certificación digital a través de su Declaración de Prácticas de Certificación.
La Superintendencia del Subsidio Familiar será parte confiante en la recepción de las comunicaciones electrónicas firmadas digitalmente emitidas por sus entidades vigiladas dentro de las funciones propias de inspección, vigilancia y control. En su rol como parte confiante la Superintendencia verifica que la firma digital asociada al mensaje de datos o comunicación electrónica satisface:
· Que el certificado digital que respalda la firma digital del acto de comunicación fue emitido por una entidad de certificación abierta, autorizada para ello por la Superintendencia de Industria y Comercio o por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.
· Que la firma digital puede ser verificada con la clave pública que se encuentra en el certificado digital en relación con la firma, emitido por la entidad de certificación autorizada.
· Que la firma digital fue emitida dentro del tiempo de validez del certificado.
· Que el certificado digital que respalda la firma digital no haya sido revocado, para este efecto, se debe validar que el certificado digital no se encuentre en la base de datos de certificados digitales revocados publicada por la Entidad de Certificación.
· Que el mensaje de datos goza de integridad.
· Que el mensaje de datos firmado se encuentra dentro de los usos aceptados en la Declaración de Prácticas de Certificación.
De igual forma, la entidad vigilada deberá cumplir con todas las obligaciones que adquiera como suscriptor dentro del Sistema de Certificación Digital de acuerdo con las disposiciones de la Declaración de Prácticas de Certificación de la entidad de certificación.
El envío de la información que deben presentar a esta Superintendencia las entidades vigiladas es responsabilidad de los representantes legales de las Entidades y para el caso de la información financiera y de gestión igualmente de los contadores y revisores fiscales. Los contadores y revisores fiscales serán responsables en el evento que se suministren datos contrarios a la realidad y/u ordenen, toleren, hagan o encubran falsedad en la información remitida a esta Superintendencia en los términos que señalan los artículos 10 de la Ley 43 de 1990, 207 y siguientes del Código de Comercio y 43 de la Ley 222 de 1995.
-
Periodo de transición
A partir de la entrada en vigencia de la presente Circular, las entidades vigiladas cuentan con un periodo de 2 meses para ajustar y adaptar los sistemas de información que les permitan reportar la información en las condiciones y requerimientos técnicos descritos en el anexo técnico. Durante el periodo de transición se dará estricto cumplimiento a las obligaciones relacionadas con el reporte de información contenida en las circulares vigentes, a la fecha de expedición de esta circular.
Vencido el período de transición, se debe reportar la información en estructuras XML, con firma digital, dentro de las fechas establecidas en esta Circular. El reporte se realizará a través del portal corporativo de la Superintendencia del Subsidio Familiar, en el enlace "reporte de datos de los vigilados", en el cual se solicita datos de identificación de usuario y contraseña. En este mismo enlace se pondrá a disposición el manual de usuario para acceder al sistema.
La Superintendencia del Subsidio Familiar prestará el soporte requerido para la implemen-tación y cumplimiento de las condiciones establecidas en la circular y en el anexo técnico.
-
Estructura
La circular incluye un anexo técnico que contiene las instrucciones y solicitudes de información dispuestas por la Superintendencia del Subsidio Familiar, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los sujetos vigilados.
Se encuentra compuesto por capítulos relacionados con el tipo de solicitud de información, en los cuales se detallan las disposiciones generales, las tablas de referencia y estructuras que deben reportar a la Superintendencia las entidades vigiladas.
Los capítulos del anexo técnico de la circular son:
-
Periodos de corte
A continuación se relacionan los periodos de corte a reportar de acuerdo con el tipo de información. La información que por ley o decreto tiene otras fechas límite de reporte, se seguirá reportando en esas fechas ya establecidas, como por ejemplo la información de Fovis:
TABLA 0: PERIODOS DE REPORTE Código periodo Descripción Fecha Corte Fecha límite de reporte 01 Enero Enero 31 Febrero 10 02 Febrero Febrero 28 Marzo 10 03 Marzo Marzo 31 Abril 10 04 Abril Abril 30 Mayo 10 05 Mayo Mayo 31 Junio 10 06 Junio Junio 30 Julio 10 07 Julio Julio 31 Agosto 10 08 Agosto Agosto 31 Septiembre 10 09 Septiembre Septiembre 30 Octubre 10 10 Octubre Octubre 31 Noviembre 10 11 Noviembre Noviembre 30 Diciembre 10 12 Diciembre Diciembre 31 Enero 10 año siguiente 20 Trimestre 1 Marzo 30 Abril 30 21 Trimestre 2 Junio 30 Julio 31 22 Trimestre 3 Septiembre 30 Octubre 31 23 Trimestre 4 Diciembre 31 Febrero 28 del año siguiente para la información financiera y de gestión. Enero 20 del año siguiente para la información estadística. 30 Semestre 1 Junio 30 Julio 31 31 Semestre 2 Diciembre 31 Enero 30 año siguiente 50 Anual Diciembre 31 Febrero 10 año siguiente -
Derogatoria
Esta circular sustituye y deroga los formatos y la forma de envío de los requerimientos de datos, establecidos en las diferentes circulares vigentes de la Superintendencia del Subsidio Familiar y que le sean contrarias.
-
Vigencia
La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y el reporte de información deberá hacerse a partir de la siguiente fecha límite de reporte una vez termine el periodo de transición, de acuerdo con los períodos establecidos para cada uno de los tipos de archivos.
WSSM -
Anexo Técnico Circular Externa.pdf
La Superintendente del Subsidio Familiar,
María del Pilar González Moreno.
"INSTRUCCIONES GENERALES Y REMISIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
Contenido
-
CONDICIONES TÉCNICAS DEL REPORTE DE DATOS
-
VALIDACIONES
-
ARCHIVOS A REPORTAR
2.1. ESTRUCTURAS A REPORTAR
2.2. DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS
2.2.1. EMPRESAS
2.2.2. AFILIADOS
2.2.3. AFILIADOS A CARGO DEL TRABAJADOR
2.2.4. INFRAESTRUCTURA
2.2.5. RECURSO HUMANO
2.2.6. COBERTURAS
2.2.7. COBERTURA GEOGRÁFICA EPS, EPSS (Opcional)
2.2.8. SERVICIOS DE SALUD ACTIVIDADES (Opcional)
2.2.9. SUBSIDIO EN ESPECIE (Opcional)
2.2.10. SUBSIDIOS DE VIVIENDA CON RECURSOS DEL ESTADO
2.2.11. CRÉDITOS PARA INDUSTRIAS FAMILIARES Y RECURSOS DIFERENTES DEL 4%
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba