Circular Externa 59
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 45715 |
Referencia: Procedimientos que deben ser aplicados en el proceso de envío de información a la Contaduría General de la Nación para que sea consolidada y publicada en el Boletín de Deudores Morosos del Estado, BDME, de acuerdo con el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 modificado por la Ley 901 de 2004 y el Decreto 3361 de 2004.
Representantes Legales, Jefes de Areas Financieras, Jefes de Control Interno, Jefes de Contabilidad, y Contadores de los entes públicos de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado.
En cumplimiento de sus funciones legales, y en particular las establecidas en el literal g) del artículo 3º y literal s) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996 y el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 modificado por la Ley 901 de 2004 y el Decreto 3361 de 2004, el Contador General de la Nación imparte las instrucciones que los entes públicos deben cumplir para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que permitan la elaboración y remisión del BDME.
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OBJETIVOS
1.1 General
Definir los aspectos requeridos para que los entes públicos adelanten la gestiones administrativas que le permitan depurar y sanear la información contable relacionada con las acreencias a favor del ente público y la consecuente elaboración y envío a la Contaduría General de la Nación del BDME de que tratan el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 modificado por la Ley 901 de 2004 y el Decreto 3361 de 2004.
1.2 Específicos
1.2.1 Definir las generalidades para el envío, actualización y corrección de la información necesaria para la consolidación del BDME.
1.2.2 Precisar la composición y contenido del archivo que deberá ser enviado por los entes públicos a la Contaduría General de la Nación, para la consolidación del BDME.
1.2.3 Definir la estructura que deben presentar los registros del reporte de información del BDME.
1.2.4 Definir las políticas para la administración, validación, responsabilidad y consistencia de la información del BDME.
1.2.5 Definir el medio de reporte y los responsables de la información reportada para la consolidación del BDME.
1.2.6 Definir el procedimiento para la expedición del Certificado del Boletín de Deudores Morosos del Estado.
1.2.7 Definir el procedimiento que se debe cumplir para llevar a cabo el reporte de las deudas que se tienen entre las entidades estatales.
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JUSTIFICACION
El parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 modificado por la Ley 901 de 2004, establece la obligatoriedad de consolidar y publicar el BDME en la página web, por parte de la Contaduría General de la Nación, los días 30 de julio y 30 de enero, con la información que los entes públicos le remitan dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre de cada anualidad fiscal.
Teniendo en cuenta dicha obligatoriedad, y las fechas perentorias definidas en la ley, es necesario instruir a las entidades sobre las formalidades para el envío oportuno de la información a la Contaduría General de la Nación.
De otra parte, es necesario que los entes públicos tomen las medidas administrativas necesarias para adecuar sus sistemas de información, de tal manera que puedan generar la información que será utilizada para la consolidación del mencionado boletín, en los términos y las características definidas por la Contaduría General de la Nación.
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AMBITO DE APLICACION
Los procedimientos contenidos en la presente Circular Externa deben ser aplicados por las entidades y organismos estatales que reportan información contable a la Contaduría General de la Nación, incluidas las que se encuentran en proceso de supresión o disolución con fines de liquidación.
Asimismo, las entidades, empresas y organismos en los cuales la participación patrimonial del Estado sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%), independiente de su nivel, categoría, denominación o naturaleza jurídica.
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MARCO CONCEPTUAL
A continuación se relaciona la descripción de los términos que se utilizan en el proceso de consolidación y publicación del BDME, los cuales deben entenderse en el contexto de la presente circular externa, para orientar el proceso hasta su culminación.
4.1 Boletín de Deudores Morosos
Relación que elabora cada ente público para que sea remitida a la Contaduría General de la Nación, de las personas naturales y jurídicas que tienen acreencias cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y se encuentran en mora por un período superior a seis (6) meses.
Este boletín contiene la identificación plena del deudor moroso, la identificación y monto del acto generador de la obligación, su fecha de vencimiento y el término de extinción de la misma.
4.2 Deudor Moroso del Estado
Persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con un ente público de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5) smmlv ($1.790.000 para el año 2004) y una mora superior a seis (6) meses.
4.3 Boletín de Deudores Morosos del Estado
Relación de las personas naturales y jurídicas que tienen acre encias cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y se encuentran en mora por un período superior a seis (6) meses, que consolida la Contaduría General de la Nación con base en la información que reportan los entes públicos.
Este boletín contiene la identificación plena del deudor moroso, el valor de la obligación y la identificación plena de la entidad pública que lo reporta, para expedir el Certificado del Boletín de Deudores Morosos del Estado de que tratan el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 modificado por la Ley 901 de 2004 y el Decreto 3361 de 2004.
4.4 Publicación del BDME
Revelación, a través de la página web de la Contaduría General de la Nación, de la información consolidada de los deudores morosos del Estado a una fecha de corte, la cual puede ser consultada digitando la identificación de la persona natural o jurídica que lo requiera, en la dirección electrónica www.contaduria.gov.co.
4.5 Acuerdos de pago
Se entenderá como acuerdos de pago, los convenios celebrados entre el deudor moroso y el ente público para establecer la forma y condiciones del pago de obligaciones adquiridas por la persona natural o jurídica. Dicho acuerdo se constituye en una de las condiciones para no estar reportado en el BDME.
4.6 Certificado del Boletín de Deudores Morosos del Estado
Documento expedido por la Contaduría General de la Nación, en el cual se hace constar que una persona natural o jurídica se encuentra o no incluido en el BDME, con base en la información reportada por los entes públicos. Dicho certificado tiene vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de su expedición, y debe ser solicitado a través de la entidad pública con la cual se requiera contratar o tomar posesión de un cargo público, según corresponda.
4.6.1 Actos que no requieren Certificado del Boletín de Deudores Morosos del Estado
Los actos o contratos a celebrarse con las entidades estatales, regidos por la Ley 80 de 1993 y los contratos sujetos a régimen legal propio o derecho privado, cuyo valor no exceda los veinte (20) smmlv no requieren del Certificado del Boletín de Deudores Morosos del Estado. Los contratos o convenios interadministrativos de que trata el literal c) del numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, tampoco requieren de dicho certificado.
4.7 Reporte de acreencias a favor del Estado
Para todos los efectos del proceso de reporte y consolidación de la información del BDME, las acreencias a favor del Estado serán las que correspondan a los saldos de los derechos causados y revelados, a una fecha de corte, en las subcuentas de los grupos 13 y 14 del catálogo general de cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, así como los valores revelados en las Cuentas de Orden que representan derechos que requieren ser controlados.
En todo caso, las acreencias reportadas en el BDME deben ser ciertas, reconocidas y en firme a favor del Estado, aceptadas por la persona natural o jurídica, y que no estén siendo objeto de discusión en vía gubernativa, en la jurisdicción ordinaria o contenciosa, ni en proceso de responsabilidad fiscal.
El valor absoluto de los cinco (5) smmlv de las acreencias reportadas por las entidades estatales será el que corresponda a la sumatoria de la obligación principal y los de más valores accesorios originados como consecuencia de la misma, tales como intereses corrientes, intereses de mora, comisiones, sanciones, entre otros.
El reporte en el BDME, de las obligaciones cuyo pago se cumpla mediante la cancelación de cuotas periódicas en una misma entidad estatal, se hará teniendo en cuenta que el valor de la obligación a reportar corresponda a la sumatoria de las cuotas vencidas, incluidos los valores accesorios a la misma, siempre que se cumpla el requisito de valor y plazo determinado en la ley.
Las personas que tengan obligaciones morosas por diferentes conceptos en una misma entidad estatal, serán reportadas en el BDME siempre que la sumatoria de las obligaciones, incluidos los demás valores accesorios originados como consecuencia de las mismas, cumplan con el requisito de valor y plazo determinados en la ley.
Tratándose de entidades en proceso de supresión o disolución con fines de liquidación, las acreencias en las cuales sea deudora, no podrán ser reportadas
4.8 Deudas entre entidades estatales
Respecto a las deudas entre entidades estatales, es necesario que antes del reporte de las mismas se apliquen todos los procedimientos y se agoten todas las instancias posibles, con el fin de lograr que las entidades estatales lleven a cabo las operaciones necesarias a efectos de cruzar las obligaciones que recíprocamente tengan causadas. Para estos efectos se requerirá acuerdo previo entre las partes.
Las entidades que hagan parte del Presupuesto General de la...
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