Circular externa número 002 de 2015
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación Colombia |
| Número de Boletín | 49437 |
100
Bogotá, D. C., febrero 25 de 2015
Para: Gobernadores, Alcaldes Distritales y Municipales, Diputados, Concejales,
Directores y Gerentes Entidades Públicas Orden Departamental, Distrital y Municipal y Privadas que cumplen Funciones Públicas.
Asunto: Entrega de archivos, en cualquier soporte, con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.
1. DEL PROCESO DE ENTREGA DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS PÚBLICOS
El cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y de la Ley 594 de 2000, implica mayor transparencia en el manejo de los documentos de la Nación y de sus sistemas informativos. El acceso a documentos públicos es un derecho fundamental, para lo cual, según lo ordenado en la Ley 1712 de 2014, se deberán implementar procesos archivísticos.
22. El derecho al acceso a documentos públicos, dada la producción exponencial de do-aumentos, demanda organización de los mismos. (...). Por organización la Corte entiende la existencia de un sistema de clasificación racional de los documentos.
(...).
23. Lo anterior implica una redefinición del concepto de custodio del archivo. El custodio de un archivo es garante de que la información contenida en un archivo sea susceptible de ser transmitida en el momento en que el sistemajurídico así lo autorice1. (Resaltado fuera de texto).
Como garante de la información que se encuentra bajo posesión, control o custodia del servidor público o funcionario que culmina el ejercicio de las funciones, es su deber cumplir con lo dispuesto en la Ley 734 de 2002, artículo 34 numeral 5º: "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos".
1 CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-216 de marzo 8 de 2004. M. P. Eduardo Montealegre Lynnet.
Para dar cumplimiento a lo anterior, en el Informe Final de Gestión de Gobernadores, Alcaldes, Diputados y Concejales, se indicará el estado de los archivos, en cualquier soporte que le son entregados a la Entidad y a quien asume las funciones.
Si tal situación no se cumple, quienes reciben los cargos están en la obligación de exigir los inventarios mencionados o dejar constancia en las actas e informes de empalme, el incumplimiento de las instrucciones impartidas en la presente Circular.
Igualmente, los responsables de los Archivos de los entes territoriales deberán entregar un informe completo sobre la situación de los archivos de la...
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