Circular externa número 002 de 2016 - 24 de Noviembre de 2016 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 654229349

Circular externa número 002 de 2016

Emisor:Superintendencias - Superintendencia de Industria y Comercio
 
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Bogotá, D. C., 23 de noviembre de 2016

Para: CÁMARAS DE COMERCIO

Asunto: Por la cual se modifica el Título VIII de la Circular Única

  1. Objeto

    Modificar en su integridad el Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el cual se imparten instrucciones a las Cámaras de Comercio en los aspectos relacionados con el desarrollo de sus funciones.

    2. Fundamento legal

    De conformidad con lo establecido en los artículos 27 y 87 del Código de Comercio, en los numerales 17, 18, 19 y 61 del artículo 1º del Decreto 4886 de 2011 y en el numeral 13 del artículo 10 del mismo decreto, "por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industriay Comercio, se determinanfunciones de sus dependencias", le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio, ejercer entre otras, las funciones de vigilancia, control e instrucción, con respecto al desarrollo de las atribuciones propias de las Cámaras de Comercio, fijando criterios que faciliten su cumplimiento y precisando los procedimientos para su cumplida aplicación.

    Teniendo en cuenta los recientes cambios normativos, la Superintendencia de Industria y Comercio decide hacer una actualización integral a las instrucciones que se imparten a las Cámaras de Comercio y que se encuentran contenidas en la Circular Única, con el objetivo de ajustarlas a las normas vigentes que rigen la materia registral y los aspectos de vigilancia y control.

    En esta labor de actualización se incorporan las normas vigentes que impactan las funciones asignadas a las Cámaras de Comercio, se establecen modelos de certificados, instrucciones precisas en los cobros de tarifas y procedimientos más puntuales en la manera de llevar cada uno de los registros públicos en el país.

    2.1. Definiciones

    Para efectos de la presente Circular se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

    RUES: Registro Único Empresarial y Social. Es administrado por las Cámaras de Comercio del país atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada.

    RUP: Registro Único de Proponentes. Es un registro que llevan las Cámaras de Comercio, en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones taxativamente señaladas en la ley.

    RNT: Registro Nacional de Turismo. Es un registro en el cual deben inscribirse todos los establecimientos de comercio cuya actividad sea prestadores de servicios turísticos y las personas naturales que ostenten la calidad de guías de turismo.

    SIPREF: Sistema Preventivo de Fraudes a cargo de las Cámaras de Comercio, cuyo objeto es prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos con la intención de defraudar a la comunidad.

    SECC: Sistema de Evaluación de Cámaras de Comercio.

    3. INSTRUCTIVO

    Modificar en su integridad el Título VIII de la Circular Única, el cual quedará así:

    TÍTULO VIII. CÁMARAS DE COMERCIO

    CAPÍTULO PRIMERO REGISTROS PÚBLICOS A CARGO DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO

  2. Aspectos generales

    1.1. Deberes

    Las Cámaras de Comercio en todas sus actuaciones deben aplicar los principios que establece el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, cumplir con los deberes de las autoridades públicas, en ejercicio de las funciones encomendadas a ellas por parte del Estado, entre las que se pueden mencionar el trato respetuoso, atención personal al público por lo menos 40 horas a la semana, atención preferencial efectiva a quienes la ley protege para estos eventos, establecer un sistema de turnos para todos sus trámites, utilizar medios tecnológicos para las peticiones.

    Las Cámaras de Comercio están en la obligación de implementar los mecanismos electrónicos necesarios para garantizar que los usuarios de los registros públicos que administran puedan realizar los trámites de registro, inscripción de actos y documentos, modificaciones, obtener certificaciones, acceder a la información que reposa en los expedientes y en general que todas las gestiones se puedan adelantar por internet y otras formas electrónicas.

    Las Cámaras de Comercio están en la obligación de promover y dar a conocer la utilización de los servicios por internet, garantizando el acceso de todas las personas a los canales virtuales, y establecer herramientas que permitan, sin costo a los usuarios, verificar la identidad de quien realiza el trámite por medios electrónicos.

    La prestación de los servicios por internet y otras formas electrónicas y los mecanismos de seguridad y validación que se implementen, no podrán generar costos a los usuarios.

    Así mismo, deben adoptar e implementar un sistema de peticiones, quejas y reclamos, que debe comprender como mínimo: Infraestructura física suficiente y recurso humano adecuado cualitativa y cuantitativamente, que permitan la recepción, tramitación y respuesta oportuna, el establecimiento de procedimientos y formatos de presentación, y la adopción de mecanismos de difusión y conocimiento del sistema por parte de los usuarios. Adicionalmente, las Cámaras de Comercio están en la obligación de hacer seguimiento estadístico y cualitativo de este sistema, verificar los resultados y tomar las medidas correctivas que corresponda.

    Atenderán a todas aquellas personas que hayan ingresado a sus instalaciones dentro del horario de atención al público. Están en la obligación de tener manuales de todos los procedimientos de los registros públicos en los cuales deben relacionar cada uno de los servicios, la forma de prestarlos, los requisitos y los tiempos de respuesta ofrecidos al público.

    1.2. Deber de información

    Las Cámaras de Comercio deben tener a disposición del público la siguiente información, garantizando que la misma sea de fácil acceso, bien sea por medios físicos o a través de su consulta en la página web:

    - Normas que definen su competencia.

    - Funciones de sus dependencias, servicios que prestan, localización y horarios, incluyendo los días hábiles para el conteo de términos. Las Cámaras de Comercio están en la obligación de informar en todos sus medios de comunicación, si los días sábados se tienen en cuenta para el conteo de términos, de acuerdo con su organización administrativa. Si por circunstancias extraordinarias y de manera temporal, las Cámaras de Comercio deben modificar sus horarios habituales en las áreas de atención al público, lo informarán a sus usuarios (colocando avisos en las puertas de acceso a las oficinas, en su página web y por cualquier otro medio que considere adecuado para que la información sea efectiva) y a la Superintendencia de Industria y Comercio (enviando una comunicación o un correo electrónico) con una antelación no menor a cinco (5) días hábiles, previos al cambio del horario. Esta instrucción no opera en casos de fuerza mayor o caso fortuito.

    - Procedimientos, trámites, requisitos y documentos que deben presentar los usuarios.

    - Dependencia y nombre de quien se encarga de las quejas.

    - Números telefónicos, direcciones físicas y electrónicas oficiales, destinadas a recibir las solicitudes de información o solicitudes en general de los registros públicos y tendrán un sistema que le permita a los solicitantes hacer el seguimiento a su solicitud de información.

    Las Cámaras de Comercio están en la obligación de cumplir con la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y sus decretos reglamentarios.

    Información del RUES.- Las Cámaras de Comercio, como administradoras del RUES, están en la obligación de garantizar que la plataforma tecnológica utilizada sea una herramienta confiable de información unificada de todos los registros a su cargo que hacen parte del mismo.

    La estructura de la plataforma del RUES debe permitir a cualquier persona la consulta a todos los registros que hacen parte del mismo, creando un link por cada registro, que permita acceder de manera ágil a la información que ordena la normativa vigente.

    Las Cámaras de Comercio darán acceso gratuito a cualquier persona a través de la plataforma del RUES como mínimo a la siguiente información: Cámara de Comercio que hace el registro; razón social; número de identificación tributaria; fecha de renovación; fecha de matrícula, fecha de vigencia; tipo de organización; categoría de la matrícula; estado de la matrícula; actividad económica; establecimientos, agencias o sucursales; representantes legales principales y suplentes y limitaciones de su capacidad de contratar.

    La plataforma del RUES debe tener un sistema operativo que permita hacer la consulta a partir de varias opciones, haciendo más ágil la consulta.

    Todos los trámites que se realicen a través de la plataforma RUES deben tener una trazabilidad en el sistema que permita su consulta en las páginas web de las Cámaras de Comercio.

    Adicionalmente, las Cámaras de Comercio están en la obligación de tener a disposición de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, a través de la plataforma RUES, la información de los registros públicos en los términos que definan las normas vigentes que rigen esta materia, sin que esto genere costo alguno. Para cumplir con esta obligación de información, establecerán planes de divulgación y capacitación para que los beneficiarios tengan real acceso a este derecho.

    1.3. Prohibiciones a las Cámaras de Comercio

    Las Cámaras de Comercio no pueden negarse a recibir peticiones, recursos o solicitudes de revocatoria directa dirigidos a ellas, ni exigir documentos que ya reposen en sus archivos. En caso de requerir algún documento que repose en el...

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