Circular externa número 003 de 2015
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación Colombia |
| Número de Boletín | 49463 |
| Fecha: | Bogotá, D. C., febrero 27 de 2015 |
| DESTINATARIOS: | TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES Y LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS Y LOS DEMÁS ORGANISMOS REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000 Y EL DECRETO NÚMERO 103 DE 2015. |
| ASUNTO: | DIRECTRICES PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL |
Para dar cumplimiento a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, artículo 24, se expidió el Acuerdo número 004 de 2013, por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental; teniendo en cuenta que estos instrumentos son necesarios para facilitar, tanto la gestión documental como las organización de los archivos de las entidades del Estado, a partir de la agrupación de los documentos en series y subseries, a continuación se definen los criterios mínimos requeridos para facilitar su elaboración y actualización:
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Identificación y descripción de series y subseries documentales
a) Las series y subseries documentales que conforman una tabla de retención documental se identificarán a partir de:
i) la estructura orgánica de la entidad, ii) las funciones de las dependencias, y iii) los procesos administrativos; la denominación (asignación del nombre) de la serie/ subserie se hará previo análisis de la función productora y el proceso administrativo, estableciendo una denominación que corresponda con dicha función o proceso;
b) Para facilitar este proceso, el Archivo General de la Nación conformará y administrará el banco terminológico de series y subseries documentales, en el cual se consignará la denominación genérica de las series, de acuerdo con las denominaciones existentes, según los diferentes sectores, para lo cual se podrán tomar los nombres asignados en las tablas de retención documental de los organismos cabeza de sector. El banco terminológico estará disponible para consulta en la página web del Archivo General de la Nación;
c) Cada entidad principal o cabeza de sector (Ministerio, Departamento Administrativo, Superintendencia, organismos autónomos constitucionales y organismos de control), deberán publicar en sus respectivas páginas web, sus tablas de retención documental en formatos abiertos, siguiendo para ello las directrices del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones sobre Open Data, de forma que otras entidades del mismo sector, de menor nivel (jerárquico o territorial) o que produzcan series similares, puedan utilizar, tanto la denominación como los tiempos de retención y los criterios de valoración, adaptándolos a su propio contexto legal y administrativo.
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Definición de series y subseries documentales
Una vez identificadas las series y subseries documentales, y asignada su denominación, la entidad podrá agregar en sus TRD una definición de las series y subseries, en la cual se establezca:
i) tipo de actividad o función productora (puede abarcar varias series); ii) nombre de la serie/subserie; iii) descripción: detalle de las funciones o actividades que producen los documentos de cada serie/subserie, incluida su finalidad o propósito derivado de los trámites o actuaciones, iv) tiempo de retención. Ejemplo:
...Actividad Nombre de la Serie/ Subserie Descripción Tiempo de Retención Asuntos de la gestión financiera de la entidad, manejo de nóminas, contratación, régimen fiscal, inversiones, gestión de seguros, etc. Contratos (se enunciarán los tipos documentales que constituyen la serie/ subserie). Conformada por la totalidad de los documentos producidos y recibidos como resultado de las actividades propias de la contratación de bienes y servicios de la entidad; una parte de los documentos se producen en formato electrónico. 20 años, después de cerrado el expediente contractual. La eliminación se hace
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