Circular externa número 01 de 2018
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado |
| Número de Boletín | 50586 |
Bogotá, D. C., abril 30 de 2018
Para: Juzgados, Tribunales, Altas Cortes, apoderados del Estado, apoderados de demandantes en contra de entidades públicas, centros de arbitraje, particulares y entidades públicas con interés
De: Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Andje)
Asunto: Buzones y correos electrónicos de la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado y Registro de Arbitramentos Públicos
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en aras de incrementar la eficiencia administrativa y economía procesal, automatizando sus procedimientos y servicios y en virtud de los lineamientos de política ambiental y cero papel, mediante Circular Externa número 003 de 3 de junio de 2016 invitó a los Juzgados, Tribunales, Altas Cortes, apoderados del Estado, apoderados de demandantes en contra de entidades públicas, centros de arbitraje y particulares y entidades públicas con interés, a hacer uso de los medios electrónicos, sin afectar el cumplimiento de los requerimientos legales. Para tal efecto informó sobre los buzones electrónicos y cuentas de correo electrónico implementados por esta entidad para efectuar la notificación de procesos judiciales o arbitrales y la comunicación de solicitudes de conciliación extrajudicial y de asuntos de arbitramento.
No obstante lo anterior, se considera necesario ampliar su contenido y alcance para facilitar la identificación y uso de buzones y de correos electrónicos por parte de los usuarios.
Así mismo, se hace indispensable impartir instrucciones respecto de la comunicación de procesos arbitrales por parte de las entidades públicas del orden nacional a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
En consecuencia, se expide la presente dejando sin efectos la Circular Externa número
003 de 3 de junio de 2016.
Según lo precedente invitamos a los destinatarios de esta Circular a utilizar los buzones y correos electrónicos de la Andje que se enuncian en la siguiente tabla; así como a las entidades públicas del orden nacional seguir las instrucciones respecto de la comunicación de procesos arbitrales.
Los buzones y correos electrónicos se gestionan por la Andje de la siguiente manera:
· El usuario accede a los buzones electrónicos a través del link www.defensajuridica. gov.co, opción "Buzones Electrónicos" e identifica aquel dispuesto para la notificación o solicitud correspondiente. Estos contienen formularios que al ser diligenciados generan de manera automática un documento en formato PDF del Sistema de Gestión Documental, con datos de la información ingresada y número de radicado que confirma el recibo de los documentos y facilita la trazabilidad de su trámite en la entidad. Cada buzón tiene un administrador quien se encarga de gestionar al interior de la Andje la información recibida.
· Por su parte, la información allegada mediante correo electrónico, se clasifica y registra en el Sistema de Gestión Documental y se remite a las personas encargadas de su gestión en la Andje.
Para facilitar la identificación y uso de los buzones y de los correos electrónicos, e informar a los usuarios la gestión de los documentos al interior de la entidad, así como instruir a las entidades públicas del orden nacional respecto de la comunicación de procesos arbitrales a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI se procede a hacer las siguientes precisiones:
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Identificación y gestión de los buzones y correos electrónicos para notificaciones de procesos judiciales y tutelas
1.1. Procesos judiciales y tutelas contra entidades públicas del orden nacional, distintas a la Andje
En atención a lo dispuesto en el inciso 1 del artículo 612 de la Ley 1564 de 2012 (en adelante C.G.P.), que modificó el artículo 199 de la Ley 1437 de 2011, la Andje implementó el buzón y correo electrónico que facilita la recepción de las notificaciones de procesos judiciales contra entidades públicas del orden nacional, que son de fácil identificación y uso por parte de los usuarios.
Según el inciso citado, la notificación personal del auto admisorio y del mandamiento de pago a entidades públicas se surte "(...) mediante mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales a que se refiere el artículo 197 de este código", es decir, al buzón o correo electrónico exclusivo para recibir notificaciones judiciales.
En el mismo sentido y para garantizar la eficiencia administrativa, se implementó el buzón y correo electrónico para notificaciones de acciones de tutela contra entidades públicas del orden nacional, distintas a la Andje, que presuntamente han sido generadoras de amenaza, puesta en peligro o vulneración de los derechos fundamentales.
Resulta importante precisar que la notificación de procesos judiciales y de acciones de tutela contra entidades públicas del orden nacional, distintas a la Andje, realizada en atención de los artículos 610 y 612 del C.G.P.1, cumple la finalidad de una comunicación para la Andje. Así las cosas, la...
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