Circular externa número 100-000002 de 2020
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Sociedades |
| Número de Boletín | 51259 |
Señores
ADMINISTRADORES Y REVISORES FISCALES
SOCIEDADES COMERCIALES - EMPRESAS UNIPERSONALES
REFERENCIA: Instrucciones y recomendaciones a los supervisados frente al desarrollo de reuniones del máximo órgano social, a propósito de la declaración de emergencia sanitaria del país por el COVID-19.
Teniendo en cuenta que las sociedades colombianas están realizando, o se preparan para realizar reuniones ordinarias de sus máximos órganos sociales, y que el Gobierno nacional ha adoptado importantes medidas para prevenir el contagio y la propagación del COVID-19, la Superintendencia de Sociedades considera indispensable emitir la presente Circular dirigida a sus supervisados.
En primer lugar, la Superintendencia de Sociedades pone de presente que, mediante Resolución número 385 del 12 de marzo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social declaró la emergencia sanitaria por causa del COVID-19, y adoptó algunas medidas para prevenir la propagación y lograr la contención del riesgo epidemiológico asociado a este virus.
De otro lado, es preciso señalar que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 181 y 422 del Código de Comercio, las reuniones ordinarias del máximo órgano social, se realizarán cuando menos una vez al año, en la época señalada en los estatutos. El segundo de tales artículos prevé que, en silencio de los estatutos, la reunión se realizará dentro de los tres meses siguientes al cierre de cada ejercicio. De conformidad con el mismo artículo, en tal reunión ordinaria se examina la situación de la sociedad, se designa, si es del caso, a los administradores y demás funcionarios que corresponda, se determina las directrices económicas de la sociedad, se considera las cuentas y balances del último ejercicio, se presenta el informe de gestión, se decide sobre la distribución de utilidades y se toman las demás decisiones necesarias para el adecuado desarrollo del objeto social, lo que hace de la reunión ordinaria una verdadera piedra angular frente al cumplimiento normativo y buen gobierno corporativo de las sociedades colombianas.
Ahora bien, se debe advertir que la preparación y desarrollo de este tipo de reuniones requiere el cumplimiento de lo dispuesto en la legislación societaria en materia de convocatoria, quórum, mayorías, derecho de inspección, derecho de retiro, actas y demás que resulten aplicables1.
No obstante, debido a la emergencia sanitaria declarada y a la importancia de adoptar medidas de prevención de la propagación del COVID-19, resulta pertinente mencionar que el ordenamiento jurídico colombiano tiene previstas alternativas a las reuniones presenciales2, en particular las señaladas en los artículos 19 de la Ley 222 de 1995 y 19 de la Ley 1258 de 2008, de forma que las sociedades podrían, si así lo prefieren y sus circunstancias lo permiten, realizar reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.
Adicionalmente, en este contexto particular en el que la salud pública resulta un asunto de interés nacional, el Gobierno nacional expidió el Decreto número 398 del 13 de marzo de 2020, mediante el cual precisa y da alcance sobre la forma en que se pueden adelantar reuniones no presenciales en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995. En ese sentido, los socios y administradores de sociedades supervisadas por esta entidad deberán atender a lo que allí se dispone para evitar, en lo posible, que el desarrollo de las reuniones de los órganos sociales implique desplazamientos y aglomeraciones que puedan servir de factores para la propagación del COVID-19, a la vez que deberán dar estricto cumplimiento a las restricciones dadas por las autoridades nacionales y locales en materia de reuniones y sus aforos.
Instrucciones precisas a partir del Decreto número 398 de 2020
De forma particular, y de conformidad con lo dispuesto por el Decreto número 398 de 2020 frente a las reuniones no presenciales, sean estas ordinarias o extraordinarias, se deberá tener en cuenta que:
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A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, "todos los socios o miembros" allí contenida, hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros...
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