Circular externa número 100-000001 de 2021
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Sociedades |
| Número de Boletín | 51605 |
Señores
Administradores y Revisores Fiscales
Sociedades Comerciales - Empresas Unipersonales supervisadas por la superintendencia de sociedades
Referencia: Instrucciones frente a las reuniones ordinarias del máximo órgano social en virtud de lo dispuesto en el Decreto número 176 del 23 de febrero de 2021.
Mediante la expedición del Decreto número 176 del 23 de febrero de 2021 se determinaron las reglas a tener en cuenta para el desarrollo de las reuniones ordinarias del máximo órgano social que tengan lugar este año. Por lo anterior, la Superintendencia de Sociedades considera pertinente emitir las siguientes instrucciones a sus supervisados:
Frente a las reuniones del ejercicio 2019 que aún no se hayan realizado:
Hasta antes de la entrada en vigencia del Decreto Número 176 del 2021, el plazo para realizar las reuniones ordinarias del ejercicio 2019 estaba determinado por lo dispuesto en el artículo 5º del Decreto número 434 del 18 de marzo de 2020. Según dicho artículo, las reuniones ordinarias del ejercicio 2019 se podían realizar hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Ahora bien, dicha declaratoria de emergencia sanitara ha sido prorrogada en varias oportunidades debido a la magnitud de la pandemia y a la necesidad de extender las medidas necesarias para afrontar sus efectos. A la fecha, la emergencia sanitaria se encuentra vigente hasta el 31 de mayo de 20211.
Dichas prórrogas venían generando incertidumbre frente al plazo máximo para realizar las reuniones ordinarias del ejercicio 2019, en particular teniendo en cuenta que lo previsto en el Decreto número 434 de 2020 no podía extenderse a ejercicios posteriores.
Por lo anterior, a través de lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 6º de la Ley 2069 de 31 de diciembre de 2020, el Legislador facultó al Gobierno nacional para determinar el tiempo y la forma de la convocatoria y las reuniones ordinarias del máximo órgano social de las personas jurídicas que se vayan a realizar el 2021, lo que incluye tanto las reuniones ordinarias del ejercicio 2019 que aún no se hayan realizado y las correspondientes al ejercicio 2020.
En uso de dicha facultad, el Gobierno nacional profirió el Decreto número 176 del 23 de febrero de 2021, mediante el cual dejó claro que cualquier sociedad que aún no hubiere realizado su reunión ordinaria correspondiente al ejercicio 2019, debe llevarla a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.
Frente a las reuniones del ejercicio 2020 que se deben realizar este año
El Decreto número 434 de 2020 no tenía el alcance de modificar las fechas para la realización de las reuniones del ejercicio 2020. Por lo tanto, los plazos establecidos en el Código de Comercio para su desarrollo se encuentran vigentes y ello no fue objeto de modificación por parte del Decreto número 176 de 2021.
Así, para el presente año, se han unificado los plazos previstos para la realización de las reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019 con las correspondientes al ejercicio
2020.
Sobre la modalidad para el desarrollo de una reunión ordinaria
En línea con lo indicado en el Decreto número 398 de 13 de marzo de 2020 y las instrucciones impartidas por esta Entidad mediante la Circular Externa número 100-00002 de 2020, el Decreto número 176 de 23 de febrero de 2021 permite que la sociedad pueda escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta.
Con lo anterior, se dota a las sociedades de opciones suficientes que les permitirán, bajo las actuales circunstancias sanitarias, realizar la reunión ordinaria que exige la ley, haciendo uso de alguna de las modalidades señaladas.
Así las cosas, y dada la consideración de que las modalidades permitidas para el desarrollo de las reuniones incluyen las no presenciales y mixtas, resulta razonable que el Gobierno nacional haya establecido una fecha fija como plazo para poder llevar a cabo las reuniones ordinarias del máximo órgano social, en los términos ya mencionados.
La escogencia de la modalidad de la reunión supone que la administración de la sociedad haga un juicio sobre su conveniencia a partir de las circunstancias específicas de cada empresa, lo que incluye la necesidad de verificar la existencia de medidas adoptadas por las autoridades nacionales y/o locales que impliquen restricciones a la movilidad, límites de aforo o la necesidad de adoptar medidas de bioseguridad.
En efecto, el Gobierno nacional, en ejercicio de sus funciones constitucionales y legales ha adoptado múltiples medidas para el control del coronavirus COVID-19. En una primera etapa, dichas medidas estuvieron enfocadas a ordenar el aislamiento preventivo y obligatorio de los habitantes en el país. Actualmente, nos encontramos en una etapa de adopción de medidas de aislamiento...
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