CIRCULAR EXTERNA NÚMERO 020 DE 2012
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Industria y Comercio |
| Número de Boletín | 48542 |
(septiembre 3)
Para: Cámaras de Comercio
Asunto: Modificación del numeral 1.2 del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio
1. Objeto
Impartir instrucciones a las Cámaras de Comercio sobre la función de llevar el Registro Único de Proponentes, su inscripción, renovación, actualización o modificación, cancelación o revocación y definir el formato y mecanismo a través del cual las entidades estatales deben reportar la información a las Cámaras de Comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución, ejecutados, multas y sanciones en firme.
2. Fundamento legal
De conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Comercio, en los numerales 17 y 19 del artículo ID del Decreto 4886 de 2011 y en el numeral 13 del artículo 10 del mismo decreto, "por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus
dependencias y se dictan otras disposiciones", corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer las funciones de vigilancia, control e instrucción, respecto del desarrollo de las funciones propias de las Cámaras de Comercio, fijando criterios que faciliten su cumplimiento.
El artículo 6D de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, establece que todas las personas naturales ojurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Asimismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio del domicilio principal del inscrito, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.
El artículo 6o Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, establece que todas las personas naturales ojurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Así mismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio del domicilio principal del inscrito, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.
El parágrafo Io del numeral 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012 establece que "La Superintendencia de Industria y Comercio determinará a través de circular, las especificaciones técnicas para el reporte electrónico de información que las entidades estatales están obligadas a suministrar a las cámaras de comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme de los inscritos".
A su vez el parágrafo 4o del numeral 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012 establece que "Para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, las Cámaras de Comercio deberán hacer explícita y certificar de manera automática en el Registro Único de Proponentes la existencia de la inhabilidad por incumplimiento reiterado cuando se cumplan los presupuestos de dicho artículo, y mantenerla por el término de tres (3) años contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento, de acuerdo con la información remitida por las entidades estatales, durante una misma vigencia fiscal".
Con fundamento en las disposiciones mencionadas la Superintendencia de Industria y Comercio imparte las siguientes instrucciones.
3. Instructivo
Modificar el numeral 1.2 del Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única, en los siguientes términos:
"1.2. Registro Único de proponentes
1.2.1. Libros de Registro de Proponentes
Para efectos del Registro Único de Proponentes, las Cámaras de Comercio llevarán el Libro I denominado "De los Proponentes", en el cual se inscribirá:
• El formulario único mediante el cual la persona natural o jurídica efectúe su inscripción en el Registro de Proponentes.
• El formulario a través del cual el proponente renueve su inscripción en el Registro de Proponentes.
• El formulario contentivo de la actualización o modificación de los datos que figuren en el Registro de Proponentes.
• El formulario mediante el cual la persona natural ojurídica cancele su inscripción en el Registro de Proponentes.
• El acto administrativo o laprovidenciajudicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se modifique la clasificación o los requisitos habilitantes del proponente.
• El acto administrativo debidamente ejecutoriado, en que se ordene la cancelación del Registro Único de Proponentes.
• El acto administrativo o la providenciajudicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se aclare, revoque parcial o totalmente la inscripción contenida en el Registro Único de Proponentes.
• El acto administrativo debidamente ejecutoriado por el cual se declare la inhabilidad del proponente.
• Los formatos en los cuales las entidades estatales suministren la información concerniente a contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme.
• La Cesación de efectos del Registro Único de Proponentes.
• Los demás actos que la ley prevea.
1.2.2. Procedimiento para llevar el Registro Único de Proponentes
1.2.2.1. Instrucciones generales
Los formularios y modelos de certificación serán uniformes en todas las Cámaras de Comercio.
Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario deberá ser suministrado gratuitamentejunto con el mismo. Adicionalmente, las cámaras podrán ofrecer a los proponentes, el diligenciamiento de los formularios a través de medios virtuales y la información requerida para que puedan realizar cualquiera de los trámites enunciados en el párrafo anterior.
Las cámaras de comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, podrán determinar modelos estándar para las certificaciones que el interesado debe anexar a la solicitud de registro ante el Registro Único de Proponentes, los cuales, estarán a disposición de los proponentes en el Portal del Registro Único Empresarial y Social - RÚES y en los portales de las Cámaras de Comercio.
Al momento de ser presentado el formulario y los documentos soporte para registro, las Cámaras de Comercio los radicarán con la indicación de la hora y la fecha de recepción.
Una vez efectuada la inscripción el secretario o quien haga sus veces insertará una constancia en el formulario que contendrá los siguientes datos:
• Cámara de Comercio correspondiente.
• Fecha de inscripción.
• Número de inscripción en el libro respectivo.
• Noticia de la inscripción, renovación, actualización o modificación, o cancelación según el caso.
La constancia a insertar en el formulario podrá ser realizada en forma digital haciendo uso de medios electrónicos si así lo estima conveniente y si se dispone de los mecanismos tecnológicos adecuados para llevar a cabo en forma segura esta actividad.
Las Cámaras de Comercio asignarán a cada proponente un número único a nivel nacional, el cual corresponderá a la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o al número de identificación tributaria, NIT.
En el caso de cambio de domicilio el proponente conservará este número lo an¬ terior independiente de que cada Cámara asigne un número de registro interno a los proponentes de sujurisdicción.
A cada proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán en orden cronológico, el formulario y los documentos relacionados con su inscripción, renovación, actualización, modificación y/o cancelación.
Los proponentes podrán solicitar su inscripción ante cualquier Cámara de Comercio, pero la inscripción la realizará aquella donde esté fijado el domicilio principal del proponente. En este caso, las Cámaras de Comercio remitirán la documentación a la Cámara competente de conformidad con lo señalado en el artículo 21 del Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
La recepción que realicen las Cámaras de Comercio de los formularios, anexos y documentos soporte en la caja, no implica la aceptación del registro de la actuación del proponente por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación documental que sobre el particular se haga con el fin de determinar la congruencia de los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifica, así como su correcto diligenciamiento y que se allegue la documentación completa, según lo que establece para cada caso el Decreto 734 de 2012.
La Cámara de Comercio verificará la correcta aplicación de los criterios establecidos en el Decreto 734 de 2012 para la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes constatando que la información suministrada, provenga de los documentos aportados por el inscrito.
La inscripción en el Registro Único de Proponentes no implica la inscripción en el Registro Mercantil, ni en el Registro de Entidades sin Animo de Lucro.
Las Cámaras de Comercio conservarán los documentos de soporte de la información suministrada por los proponentes; en aquellos casos en los que se almacenen de manera digital, se podrá prescindir de los documentos físicos y la Cámara podrá destruirlos en cualquier tiempo siempre que garantice su reproducción exacta de acuerdo con lo establecido...
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