Circular Externa número 115-000011 de 2008, octubre 21, Revisoría fiscal
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Sociedades |
| Número de Boletín | 47151 |
Señores Administradores, Revisores Fiscales y Profesionales de la Contaduría Pública de las Sociedades sometidas a inspección, vigilancia y/o control de la Superintendencia de Sociedades.
Referencia: Revisoría Fiscal 1.
Ambito de aplicación La Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus facultades legales, con fundamento en el marco legal y conceptual vigente, imparte las siguientes instrucciones relacionadas con la revisoría fiscal, las cuales constituyen el marco integral que sobre la materia debe ser observado por los entes económicos sujetos a su supervisión y sus revisores fiscales.
Dentro delmarco de la coordinacióny colaboración entre las autoridades de supervisión, esta entidad realizó un trabajo conjunto con la Superintendencia Financiera de Colombia, para efectos de la armonización de criterios y parámetros generales que debenregir la gestión de los revisores fiscales de las entidades sujetas a inspección, vigilancia y/o control de las dos superintendencias, con las limitantes impuestas por las especiales características de las instituciones del sector financiero, asegurador y bursátil. 2.
Marco conceptual y normativo de la Revisoría Fiscal El artículo 334 de nuestra Constitución Política asigna al Estado la dirección general de la economía, y le otorga la facultad de intervenir por mandato de la ley en las distintas etapas del proceso económico, desde la producción hasta el consumo de los bienes y servicios.
Muchas son las leyes, decretos y reglamentos que se han dictado al amparo de ciertas normas constitucionales, regulando varios y numerosos aspectos de la economía en todos sus sectores.
La Revisoría Fiscal desempeña un papel de especial importancia en la vida del país, a tal punto que una labor eficaz, independiente y objetiva, brinda confianza para la inversión, el ahorro, el crédito y en general contribuye al dinamismo y al desarrollo económico.
Como órgano privado de fiscalización, la revisoría está estructurada con el ánimo de dar confianza a los propietarios de las empresas sobre el sometimiento de la administración a las normas legales y estatutarias, el aseguramiento de la información financiera, así como acerca de la salvaguarda y conservación de los activos sociales, amén de la conducta que ha de observar en procura de la razonabilidad de los estados financieros.
Las funciones del Revisor Fiscal debidamente ejercidas, por lo demás, protegen a los terceros que encuentran en el patrimonio del ente económico la prenda general de sus créditos, de manera que debe dar confianza sobre el manejo de los recursos del ahorro, de la inversión y en general del manejo justo y equitativo del aparato productivo del país.
La institución de la Revisoría Fiscal es un apoyo de vital importancia para las entidades que ejercen la inspección, vigilancia y/o control de las sociedades mercantiles;
sus funciones le han sido asignadas por mandato legal, tales como las de velar por el cumplimiento de las leyes y acuerdos entre los particulares (Estatutos Sociales y decisiones de los Órganos de Administración), y dar fe pública, lo cual significa entre otros, que su atestación y firma hará presumir legalmente, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que los estatutarios.
Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos han sido tomados fielmente de los libros y reflejan en forma razonable la correspondiente situación financiera en la fecha del balance (artículo 10 de la Ley 43 de 1990).
Es precisamente en este entorno normativo y conceptual en el que el Estado advierte la importancia de la revisoría fiscal y, por lo mismo, debe ofrecerle todo su apoyo y colabo¬ración para lo que convenga al buen suceso de su gestión fiscalizadora, cuyos desarrollos deben ser igualmente valorados por los terceros, los administradores y los propietarios de las empresas.
El marco normativo de la revisoría fiscal se encuentra definido por la Ley 145 de 1960, la Ley 43 de 1990, el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995 y el Decreto 2649 de 1993, entre otras. 3.
Funciones de la Revisoría Fiscal De conformidad con lo establecido en los artículos 207 y 209 del Código de Comercio, las principales funciones de la Revisoría Fiscal son: 3.1.
Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a lasprescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
Ello conlleva el seguimiento y análisis sobre las transacciones que realiza la sociedad, dentro del ámbito de su competencia profesional asegurándose que cumplan con las normas estatutarias y las decisiones de los órganos societarios competentes. 3.2.
Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea ojunta de socios, a la Junta Directiva o al Gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en elfuncionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
Lo anterior implica que el Revisor Fiscal presente, por escrito y ante quien ostente legalmente la facultad para adoptar las decisiones preventivas o correctivas que sean del caso, evaluaciones y recomendaciones encaminadas a evitar que los administradores u otros funcionarios del ente fiscalizado incurran o persistan en actos irregulares, ilícitos o que contraríen las órdenes de los órganos sociales superiores.
Para cumplir con tal fin, sus informes, recomendaciones y actuaciones en general deben realizarse en la debida oportunidad.
A manera de ejemplo, entre las irregularidades que deben denunciarse, se encuentran las siguientes: i) Abusos de sus órganos de dirección o administración, que impliquen desconocimiento de los derechos de los asociados o violación grave o reiterada de las normas legales o estatutarias: ii) Suministro al público, a la Superintendencia o a cualquier organismo estatal, de información que no se ajuste a la realidad;
iii) No llevar contabilidad o los libros de acuerdo con la ley o con los principios contables generalmente aceptados;
iv) Realización de operaciones no comprendidas en su objeto social. 3.3.
Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
Este deber de colaboración tiene su fundamento en la importancia de las funciones asignadas al Revisor Fiscal, las cuales trascienden el ámbito privado y el mero interés de la persona jurídica y sus asociados, teniendo relevancia en el ámbito social e incidencia en el orden público económico, especialmente para el caso de las entidades vigiladas o controladas por esta Superintendencia.
En desarrollo de lo anterior, le corresponde al Revisor Fiscal dar su apoyo a las entidades de supervisión, cuando estas lo requieran, dentro del ámbito de su competencia, en la forma y con la oportunidad que le sea requerido. 3.4.
Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de lajunta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedady los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
Esta función obliga a la verificación respecto de los criterios y procedimientos utilizados para llevar la contabilidad de la sociedad;
la inspección sobre el manejo de libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos relacionados, para asegurarse que los registros hechos sean correctos y cumplan todos los requisitos establecidos por las normas aplicables, de manera que pueda verificar que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones de la empresa, los cuales constituyen fundamento de la información contable de la misma. 3.5.
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedady procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
Para cumplir en forma adecuada esta función, el Revisor Fiscal debe comprobar que existen y son adecuadas las medidas de control para la protección del patrimonio social, con el propósito de verificar su conservación y mantenimiento, mediante comprobaciones periódicas respecto de la existencia de los activos, así como de su debida protección, capacidad de uso o recuperación, incluyendo en su análisis no sólo factores físicos sino también jurídicos y económicos. 3.6.
Impartir las instrucciones,practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.
Como resultado de la gestión realizada, de conformidad con la función mencionada en el numeral anterior, en ejercicio de esta función, cuando el Revisor Fiscal encuentre deficiencias en cuanto a las medidas seguidas por la Administración para el manejo y control de los bienes sociales, debe hacer las recomendaciones que resulten pertinentes para mejorar la efectividad y eficacia del control sobre los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos.
Adicionalmente, deberá hacer seguimiento respecto de la valoración y medidas adoptadas por parte de los administradores frente a estas recomendaciones, de lo cual deberá dejar constancia por escrito. 3.7.
Autorizar con sufirma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
Esta función conlleva la expresión del juicio profesional del Revisor Fiscal sobre la razonabilidad de los estados financieros.
Es preciso anotar que para cumplir cabalmente con esta labor, el Revisor Fiscal debe gozar de plena independencia, garantizando la imparcialidad y objetividad de sujuicio. 3.8.
Convocar a la asamblea o a lajunta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario. 3.9.
Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutosy las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la...
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