Circular externa única de 2018
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Colombia Compra Eficiente |
| Número de Boletín | 50657 |
Contenido
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en cumplimiento de su objetivo como ente rector del Sistema de Compra Pública, expide la presente Circular Externa Única.
De acuerdo con el numeral 5 del artículo 3º del Decreto número 4170 de 2011, Colombia Compra Eficiente tiene competencia para expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública. Las circulares externas proferidas por Colombia Compra Eficiente son actos administrativos que contienen mandatos, orientaciones e instrucciones que van dirigidas a las Entidades Estatales y al público en general y son de obligatorio cumplimiento1.
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que establece el artículo 2.2.1.1.1.1.1 del Decreto número 1082 de 2015. Los términos definidos son usados en singular y en plural según lo requiera el contexto. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
1. Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP)
El Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) es el medio de información oficial de toda la contratación realizada con dineros públicos. El SECOP es el punto único de ingreso de información para las entidades que contratan con cargo a recursos públicos, los entes de control y la ciudadanía en general.
1.1. Quiénes deben publicar su actividad contractual en SECOP
Deben publicar su actividad contractual en SECOP:
1. Las Entidades Estatales de acuerdo con la definición del Decreto número 1082 de 2015.
2. Las entidades del Estado que tienen un régimen especial de contratación, siempre y cuando el contrato ejecute o tenga corno fuente de financiación dineros públicos, sin importar su proporción, a través del módulo "Régimen Especial", de acuerdo con lo establecido en su propio manual de contratación. De manera enunciativa, estas son: las empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga una participación superior al 50% que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, empresas de servicios públicos domiciliarios, empresas sociales del Estado, entidades descentralizadas indirectas, entre otras.
3. No deberán publicar en SECOP las empresas industriales y comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta y las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios que desarrollen su actividad en situación de competencia con el sector privado y que antes del 30 de noviembre de 2015, en cumplimiento de la Circular Externa número 20 del 27 de agosto de 2015, solicitaron a Colombia Compra Eficiente el hipervínculo que comunica al SECOP con sus sistemas de información propios para efectos de la publicidad de su actividad contractual, siempre que dichos sistemas permitan hacer el proceso de contratación en línea, además de permitir a los proveedores y al público en general tener acceso oportuno, permanente e ininterrumpido a la información de su actividad contractual. La información debe cumplir los plazos y requerimientos de las normas aplicables en materia de contratación y de acceso a la información, respetando la información y documentos reservados de acuerdo con la normativa aplicable.
Las Entidades que no hayan solicitado el mencionado hipervínculo en el plazo establecido en la Circular 20 o que habiéndolo solicitado sus sistemas de información propios no cumplieron las condiciones señaladas, deben publicar su actividad contractual en el SECOP utilizando el módulo "Régimen Especial".
4. Los particulares que contraten con cargo a recursos públicos. Estos deberán realizar la publicación a través del módulo "Régimen Especial".
5. Las Entidades Estatales que celebren contratos o convenios de los que trata el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, sin importar el régimen jurídico aplicable deben reportar la información al SECOP.
1 Consejo de Estado, Sala de la Contencioso Administrativo Sección Tercera Subsección C, Auto del 14 de agosto de 2017, Radicación 11001-03-26-000-2017-00031-00 (58820) CP. Jaime Orlando Santofimio Gamboa. Consideración 11.14.
En este caso, si de acuerdo con el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, la contratación se rige por una normativa diferente a la colombiana, la publicación deberá realizarse a través del módulo "Régimen Especial" atendiendo lo dispuesto en los reglamentos del organismo internacional, es decir, publicando los documentos que tales reglamentos establecen, así como adelantar las etapas y en los tiempos que allí se dispone. La publicación en el módulo "Régimen Especial" permitirá adaptar el Proceso de Contratación a lo exigido en los reglamentos del organismo internacional; los restantes módulos corresponden a las modalidades de selección que contempla la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
El procedimiento para publicar a través del módulo "Régimen Especial" se encuentra disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-iii
Las Entidades que contratan con cargo a recursos públicos están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP sin que sea relevante para la exigencia de esta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia a una u otra rama del Poder público.
Los Documentos del Proceso son públicos salvo por la información sujeta a reserva de conformidad con la normativa aplicable.
1.2. Oportunidad en la publicación de la información en el SECOP
Las Entidades que aún utilizan el SECOP 1 están obligadas a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.
La información registrada por las Entidades en el SECOP II y en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, está disponible en tiempo real en razón a que las actuaciones del Proceso de Contratación tienen lugar electrónicamente a través de dichas plataformas transaccionales.
Con respecto a los documentos que no son generados electrónicamente, el SECOP II permite publicarlos a través de un "mensaje público" o como un "documento del proceso", para la publicidad de dichos documentos la Entidad Estatal tiene el plazo de tres días siguientes a su expedición.
1.3. Componentes del SECOP
Son componentes del Sistema Electrónico de Contratación las siguientes plataformas administradas por Colombia Compra Eficiente:
· SECOP I: Plataforma en la cual las entidades que contratan con cargo a recursos públicos publican los Documentos del Proceso. El SECOP I es una plataforma exclusivamente de publicidad.
· SECOP II: Plataforma transaccional para gestionar en línea todos los Procesos de Contratación, con cuentas para entidades y proveedores; y vista pública para cualquier tercero interesado en hacer seguimiento a la contratación pública.
· Tienda Virtual del Estado Colombiano: Plataforma transaccional de comercio electrónico a través del cual las Entidades Compradoras hacen las transacciones de los Procesos de Contratación para adquirir:
(i) bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios;
(ii) bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda; y
(iii) bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Superficies.
1.4. Publicación en una plataforma del SECOP
Las Entidades deben publicar la información de sus Procesos de Contratación en una sola de las plataformas electrónicas del SECOP. Los Procesos de Contratación derivados de los Acuerdos Marco de Precios o instrumentos de agregación de demanda deben ser adelantados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no se requiere publicarlos en otras plataformas. Los Procesos de Contratación en línea adelantados en el SECOP II no requieren otro tipo de publicación. Duplicar la información afecta la información del Sistema de Compra Pública.
1.5. Normativa del SECOP
Los Términos y Condiciones de cada una de las plataformas regulan y reglamentan la forma en la cual se realiza la publicación, el envío, recepción, archivo de mensajes de datos en el SECOP. Los usuarios del SECOP están obligados a cumplirlos. El uso del SECOP implica la aceptación de los Términos y Condiciones.
Los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente son herramientas de orientación que establecen procedimientos para el uso del SECOP e incorporan buenas prácticas en su uso. Las entidades pueden utilizar estas herramientas para su actividad contractual.
Los usuarios del SECOP están obligados a cumplir las disposiciones legales y reglamentarias del Sistema de Compra Pública cuando adelanten Procesos de Contratación. La responsabilidad de la información relacionada con los Procesos de Contratación contenidos en SECOP es únicamente de la entidad contratante y sus funcionarios. Los Usuarios del SECOP son responsables de cualquier actuación efectuada con su Usuario. En consecuencia, deben mantener la confidencialidad de la información de su cuenta y su contraseña.
Los términos y condiciones de cada una de las plataformas podrán ser consultados en: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/terminos-y-condiciones
1.6. Identidad de la información diligenciada en el SECOP y la contenida en los Documentos del Proceso publicados
La información diligenciada en plantillas y formularios del SECOP debe corresponder a la información contenida en los Documentos del Proceso. Para el efecto, las Entidades
deben revisar que la información registrada corresponda con lo contenido en los Documentos del Proceso.
1.7. Disponibilidad del SECOP y acceso al servicio
El SECOP está en operación todos los días del año, las veinticuatro (24) horas del día.
Las fallas en el SECOP no habilitan a las Entidades Compradoras ni a los Proveedores a interrumpir o incumplir los plazos del Proceso de Contratación. En el evento en que se presenten indisponibilidades se deberá verificar el procedimiento correspondiente para cada plataforma:
(a) Indisponibilidad de SECOP I...
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