Circular número 00024 de 2020 - 27 de Agosto de 2020 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 847630392

Circular número 00024 de 2020

EmisorUnidades Administrativas Especiales - Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Número de Boletín51419

Fecha: 25 de agosto de 2020

Para: Subdirectora General, directores técnicos, subdirectores técnicos, jefes de oficina, asesores, coordinadores de grupos de trabajo, servidores públicos y contratistas de la unidad para la atención y reparación integral a las víctimas

De: Secretario General

Asunto: Lincamientos aplicables a la gestión contractual y derogatoria circulares 0036 de 2019 y 009 de 2020

Estimados:

El Secretario General de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas en uso de las facultades otorgadas por la Resolución número 00126 del 31 de enero de 2018, modificada por la Resolución número 00974 de 2019, emite la presente circular con el fin de derogar integralmente las Circulares número 036 de 2019 y 009 de 2020; dictar los lineamientos aplicables a los equipos estructuradores y comités verificadores y evaluadores de los procesos de contratación, respecto de los cuales se mantienen desligadas sus funciones y responsabilidades; y emitir otras disposiciones, según lo relacionado a continuación:

1. RESPECTO DEL EQUIPO ESTRUCTURADOR DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN.

Es un grupo interdisciplinario (Técnico, Económico, Financiero y Jurídico), conformado por servidores públicos y/o colaboradores idóneos, encargados de la planeación y estructuración del proceso de contratación, iniciando por la identificación de la necesidad y sus especificaciones técnicas, la elaboración del estudio de mercado, del análisis del sector y del estudio previo junto con sus anexos.

Con la finalidad de fortalecer la aplicación del principio de planeación e imprimir mayor eficacia y eficiencia en el desarrollo de la gestión contractual de la entidad, este equipo apoyará al (la) Director(a) General, o Subdirector (a) General, o Director (a) Técnico, o Subdirector (a), o jefe de área o Coordinador de Grupo de trabajo (según corresponda), en la planeación y estructuración del proceso de selección y deberán cumplir sus responsabilidades atendiendo las recomendaciones y/o sugerencias que efectúe la coordinación del Grupo de Gestión Contractual, directamente y/o a través del(la) abogado(a) encargado(a) del proceso de selección.

El equipo estructurador participará en el proceso de contratación, desde la fecha de su designación y hasta la fecha de presentación de las ofertas prevista en el cronograma del proceso; por lo cual, a partir de ese momento y en pro de la independencia con el Comité evaluador, los integrantes del equipo estructurador no podrán interactuar, ni participar en ninguna instancia relacionada con el proceso de contratación, salvo en los casos expresamente requeridos por la Secretaría General a través de la Coordinación del Grupo de Gestión contractual.

Estará integrado por un grupo interdisciplinario, según lo señalado a continuación:

  1. Profesional económico del Grupo de Gestión Contractual.

  2. Profesional financiero/económico de la dependencia solicitante de la contratación (si lo hay).

  3. Profesional(es) técnico (s) de la dependencia solicitante de la contratación.

  4. Profesional financiero del Grupo de Gestión Financiera y Contable.

  5. Profesional jurídico de la dependencia solicitante de la contratación (si lo hay).

    No obstante, se podrá designar uno (1) o más servidores públicos o colaboradores en cada perfil requerido.

    1.1 DESIGNACIÓN DEL EQUIPO ESTRUCTURADOR:

    El director (a) técnico, subdirector (a), jefe de área o coordinador de Grupo de Trabajo en donde surge la necesidad de contratación, designará los integrantes del equipo estructurador del proceso a través de correo electrónico, cuya copia deberá figurar en el expediente contractual. La mencionada designación incluirá al profesional económico del Grupo de Gestión Contractual, previa información del nombre del funcionario y/o colaborador, la cual será remitida por el (la) Coordinador(a) del Grupo de Gestión Contractual a través de correo electrónico; también incluirá al Profesional financiero del Grupo de Gestión Financiera y Contable, previa indicación del nombre del funcionario y/o colaborador remitida por el (la) Coordinador(a) del Grupo de Gestión Financiera y Contable.

    Previo a la designación de los integrantes del equipo estructurador, el director (a) técnico, subdirector (a), jefe de área o coordinador(a) de Grupo de Trabajo, deberá revisar que los profesionales propuestos cuenten con la idoneidad y la experiencia necesaria, con el fin de garantizar la correcta y oportuna estructuración del proceso de contratación.

    Los integrantes del equipo estructurador estarán sujetos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses legales, establecidos en la Constitución Política y en las leyes; por lo cual, una vez recibida la correspondiente designación podrán pronunciarse al respecto.

    1.2 COMPETENCIAS GENERALES DEL EQUIPO ESTRUCTURADOR:

    La estructuración de los documentos de especificaciones técnicas, análisis del sector, estudio de mercado, estudios previos del proceso de contratación y sus anexos, estará a cargo del grupo interdisciplinario designado por quien dirija la dependencia solicitante de la contratación, así:

  6. El Profesional económico del Grupo de Gestión Contractual y el(los) profesional(es) financiero/económico(s) de la dependencia solicitante (si lo(s) hay), será(n) responsable(s) de la elaboración integral del estudio de mercado, del análisis del sector, así como de la matriz de riesgos del proceso. Igualmente será(n) responsable(s) de la estructuración del método y reglas de ponderación de la propuesta económica que deben incluirse en el estudio previo y en sus anexos (cuando aplique).

    Cuando en la dependencia solicitante, no exista un profesional(es) financiero/ económico(s) que apoye al profesional económico del Grupo de Gestión Contractual, este último será el responsable de la mencionada estructuración de los documentos.

    Para elaborar los documentos de estudio de mercado y análisis del sector, el jefe de la dependencia solicitante deberá remitir al(los) profesional(es) económico(s) del Grupo de Gestión Contractual, la ficha técnica completa del bien, obra o servicio requerido, así como el objeto y la descripción de la necesidad; por lo cual deberá existir un trabajo conjunto y articulado.

    El estudio de mercado deberá efectuarse con la aplicación de la(s) metodología(s) que permita(n) establecer rigurosamente el presupuesto oficial del proceso de selección, adjuntando todos los soportes correspondientes; igualmente cuando el estudio del precio del bien, obra o servicio a contratar requiera la consulta de bases de datos, estas deberán ser especializadas y representativas, y el (los) responsable(s) dejará la evidencia correspondiente dentro del documento o en sus anexos. Cuando se tengan en cuenta cotizaciones para la realización del estudio de mercado, las invitaciones respectivas deberán surtirse a través de la plataforma SECOP II, con excepción de aquellos casos en

    los cuales, por las condiciones especiales del bien, obra o servicio requerido, se determine que para obtener una muestra representativa, deban remitirse a través de correo electrónico.

    Teniendo en cuenta que el Profesional económico del Grupo de Gestión Contractual debe ejercer el rol y responsabilidades como integrante del equipo estructurador, durante toda la etapa de planeación contractual y hasta el cierre del proceso de contratación; se elimina la revisión y aval que ejercía como funcionario y/o colaborador del Grupo de Gestión Contractual. ii. El Profesional financiero del Grupo de Gestión Financiera y Contable, será responsable de establecer los indicadores y demás requisitos habilitantes de capacidad financiera y organizacional del proceso de selección, estructurando todas las reglas correspondientes, con sujeción al documento de análisis del sector. Así mismo, tendrá el deber de revisar y ajustar (cuando sea el caso), todos los aspectos tributarios que incidan en el estudio de...

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