Instrucción Administrativa 07 - 1 de Marzo de 2004 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 43204743

Instrucción Administrativa 07

EmisorSuperintendencias - Superintendencia de Notariado y Registro
Número de Boletín45477

De: Superintendente de Notariado y Registro

Para: Notarios del Círculo de Bogotá, D. C.

Asunto: Inscripción de las copias electrónicas de las escrituras públicas en el registro mercantil y de entidades sin ánimo de lucro.

Fecha: Febrero 24 de 2004.

Señor Notario:

La Superintendencia de Notariado y Registro y la Cámara de Comercio de Bogotá han celebrado el Convenio Interinstitucional de Cooperación 04 de 2003, en virtud del cual se comprometieron a adelantar de manera conjunta un proyecto que permita a los ciudadanos enviar al registro mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, por medio de Internet, copias electrónicas de las escrituras públicas que deban registrarse en las Cámaras de Comercio.

El plan estratégico de la Superintendencia para el período 2003-2006 tiene entre sus objetivos estratégicos la integración de los procesos comunes de la función notarial y del registro público. El convenio firmado con la Cámara de Comercio de Bogotá es uno de los primeros pasos para la integración de estos procesos, en este caso con una entidad que por mandato legal debe administrar registros públicos.

En desarrollo de este convenio, la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Resolución 643 de 2004, por medio de la cual se establecieron las reglas y criterios generales que observarán los Notarios para la prestación de este servicio.

Para asegurar el éxito del proyecto de integración de los procesos comunes, es necesario detallar los pasos que seguirán los notarios para la inscripción de las copias electrónicas de las escrituras públicas en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro.

Procedimiento

  1. Recepción de documentos

    El usuario podrá adelantar en la notaría la inscripción de las siguientes escrituras públicas en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro:

    ¿ Escrituras públicas de constitución de sociedades, empresas unipersonales o empresas asociativas de trabajo.

    ¿ Escrituras públicas de reformas de estatutos de sociedades, empresas unipersonales o empresas asociativas de trabajo.

    ¿ Escrituras públicas por las cuales se delegue la administración de las sociedades colectivas y en comandita, así como aquellas en las cuales se reasuma la administración.

    ¿ Escrituras públicas de disolución y liquidación de sociedades.

    ¿ Escrituras públicas de establecimiento de sucursales de sociedades extranjeras

    ¿ Escrituras públicas de capitulaciones matrimoniales, patrimoniales y liquidación de sociedades conyugales o patrimoniales, siempre que alguno de los cónyuges sea comerciante.

    ¿ Escritura pública por la cual se disuelva y se liquide la sociedad conyugal o se protocolice la sentencia que apruebe la liquidación de la misma, siempre que alguno de los cónyuges sea comerciante y cuando se adjudiquen establecimientos de comercio, cuotas sociales, cuotas comanditarias o partes de interés social de propiedad de alguno de los cónyuges.

    ¿ Escritura pública que contenga la liquidación de herencia o en la que se protocolice la sentencia que aprueba el trabajo de partición cuando las mismas incluyan la adjudicación de establecimientos de comercio, cuotas sociales, cuotas comanditarias o partes de interés social de propiedad de la persona fallecida.

    ¿ Escrituras públicas de constitución de cooperativas financieras o con sección de ahorro y crédito o de otras entidades sin ánimo de lucro.

    ¿ Escrituras públicas de reformas de estatutos de cooperativas financieras o con sección de ahorro y crédito o de otras entidades sin ánimo de lucro.

    ¿ Poderes otorgados por escritura pública en virtud de lo establecido en el ordinal 5 del artículo 28 del Código de Comercio.

    Se tendrá en cuenta que las empresas unipersonales y las empresas asociativas de trabajo, así como las entidades sin ánimo de lucro (con excepción de las cooperativas financieras o con sección de ahorro y crédito), pueden constituirse y reformar sus estatutos mediante documento privado. En este caso todo el trámite se realiza directamente en la Cámara de Comercio.

    La escritura pública por medio de la cual una sociedad colombiana crea una sucursal en una ciudad distinta a la de su domicilio también está sujeta a inscripción en el registro mercantil. Sin embargo, la inscripción no se podrá solicitar desde las Notarías que no posean scanner o herramientas de digitalización de textos, por cuanto se requiere que el usuario envíe a la Cámara de Comercio copia de todos los actos de la sociedad inscritos anteriormente en el registro mercantil. Lo mismo ocurre con el establecimiento de sucursales de sociedades extranjeras en Colombia, en donde el control que hace la Cámara de Comercio hace indispensable revisar los documentos incorporados a la escritura con el fin de certificar los actos en ellos contenidos.

    El contrato de compraventa de un establecimiento de comercio se puede celebrar por un documento privado o por escritura pública. En este último caso el envío de la copia de la escritura pública se sujetará a lo establecido en esta instrucción.

  2. Copias, formularios y anexos

    Cuando la escritura tenga por objeto la constitución de una sociedad o empresa unipersonal o una empresa asociativa de trabajo, o la constitución de una entidad sin ánimo de lucro, es necesario que la nueva persona jurídica se matricule o inscriba en el respectivo registro. Para el efecto, se diligenciarán los siguientes formularios:

    ¿ Las sociedades o empresas unipersonales o empresas asociativas de tr abajo que se constituyan mediante escritura pública diligenciarán el Formulario "Registro Unico Empresarial", en sus dos componentes, que son la "Carátula Unica" y el "Anexo Matrícula Mercantil o Renovación".

    ¿ Las entidades sin ánimo de lucro que se constituyan mediante escritura pública deben diligenciar el Formulario "Registro Unico Empresarial" únicamente en su componente de "Carátula Unica". Sin embargo, si la entidad sin ánimo de lucro que se constituye declara en la escritura pública tener un patrimonio (como generalmente sucede con las fundaciones), deberá diligenciar...

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