Instrucción Administrativa 15
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Notariado y Registro |
| Número de Boletín | 45574 |
Para: Registradores de Instrumentos Públicos
De: Superintendente de Notariado y Registro
Asunto: Bases de datos y archivos del registro inmobiliario
Fecha: Junio 4 de 2004
Señor Registrador:
Uno de los objetivos corporativos de la Superintendencia es garantizar la administración del registro público de la propiedad en forma segura y confiable. Los archivos del registro, sin importar el medio en el cual se conserven (papel, medio óptico, magnético, electrónico o similar) se crearon para cumplir unas funciones determinadas, y su administración está sujeta a procedimientos que como tales son de orden público.
Las tecnologías de la información permiten que, hoy en día, sea posible almacenar en unos cuantos discos una base de datos con información completa sobre la propiedad inmueble de los colombianos. Estoy trabajando para que el intercambio de información por medios electrónicos sea una realidad, y permita verificar inconsistencias, detectar falsedades y cumplir la obligación que tiene la Superintendencia de proteger la propiedad inmueble. Para cumplir con este objetivo, la Entidad se encuentra desarrollando un proyecto de fortalecimiento institucional y modernización tecnológica para conformar un sistema integrado de información sobre la propiedad inmobiliaria, cuya utilidad se extenderá al usuario común del servicio registral y a aquellos sectores del Estado que necesiten información puntual para cumplir con la misión que les ha sido encomendada.
Comprenderá usted que en la oficina que le ha sido confiada por el Estado reposa información de gran importancia para la seguridad jurídica, y estoy seguro de que sabrá estar a la altura de dicha responsabilidad.
Le recuerdo lo anterior, pues con frecuencia llegan a las Oficinas de Registro y a esta Superintendencia, solicitudes de entidades públicas o privadas en las cuales piden que se les suministre las bases de datos del registro inmobiliario.
Para atender dichas solicitudes, debe usted tener en cuenta su responsabilidad sobre el uso adecuado de dichas bases de datos.
Es de gran importancia, para el tema que nos ocupa, distinguir entre la solicitud de información concreta sobre un bien o bienes determinados, la cual está permitida por la ley y debidamente reglamentada, y las solicitudes que versen sobre la totalidad de la información contenida en las bases de datos, o las que demanden una copia en medio magnético, óptico o similar de toda la base de datos del registro inmobiliario.
Las...
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