Instrucción administrativa número 15 de 2017
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Notariado y Registro |
| Número de Boletín | 50753 |
De: Superintendente de Notariado y Registro (e). Para: Registradores de Instrumentos Públicos del país.
Tema: Validación de Papel de Seguridad de las Escrituras Públicas Sometidas a Registro a través de las Pistolas Lectoras de Código de Barras Lineal Fecha: 12 de septiembre de 2017
La Superintendencia de Notariado y Registro, en ejercicio de las funciones legalmente atribuidas de inspección, vigilancia y control sobre el servicio notarial, a través de la normatividad vigente expedida por esta Entidad, estableció los requisitos mínimos técnicos del papel de seguridad notarial para el otorgamiento de escrituras públicas y expedición de copias, dentro de los cuales, mediante Resolución número 5618 de 2017, incorporó entre otras características, el código de barras lineal.
Por lo anterior, la Superintendencia de Notariado y Registro implementó el uso de pistolas lectoras de código de barras lineal, con el fin de que las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos puedan verificar la autenticidad del papel de seguridad notarial, dispositivo este que permite brindar seguridad a los ciudadanos respecto de la validación de las escrituras públicas que se radiquen físicamente.
Para el cumplimiento de la presente instrucción, a continuación, se indica el procedimiento a seguir por parte de las Oficinas de Registro: 1. VALIDACIÓN
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En el proceso de gestión documental, el funcionario encargado deberá ingresar al link del distribuidor autorizado que corresponda;
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Luego deberá ubicar el código de barras lineal en el documento y posteriormente con la pistola lectora deberá leer el código referido;
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Surtida en forma efectiva la lectura del código de barras lineal, el funcionario encargado, deberá validar la siguiente información en la página web del distribuidor autorizado: Código del documento, rango de numeración inicial y final de cada resma producida y despachada a una notaría específica, código alfanumérico, nombre de la notaría, ciudad, departamento, teléfono y fecha de despacho;
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Una vez el documento validado, coincida con los datos consignados en la página web del distribuidor autorizado, continuará con el trámite de registro respectivo;
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El documento que después de efectuada la validación, no coincida con la información reportada a través de la página web del distribuidor autorizado, quedará bajo la custodia del registrador y no continuará con el trámite de registro hasta tanto no se obtenga la certificación por parte del notario que...
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