Manual de Contratación
Emisor | Varios - Ecopetrol S. A. |
Número de Boletín | 46417 |
DIRECCION JURIDICA
UNIDAD DE CONTRATACION
Versión: 03 ECP-DIJ-M-01
MANUAL DE CONTRATACION
Fecha de divulgación:
RELACION DE VERSIONES
VERSION
DESCRIPCION
FECHA
00
Expedición del Manual de Contratación
Noviembre 20 de 1996
ELABORO:
REVISO:
APROBO:
Dirección Jurídica
ALVARO MENESES MENA
Comité Directivo
Director Jurídico
Acta 1112
VERSION
DESCRIPCION
FECHA
01
Expedición del Manual de Contratación
Abril 29 de 2002
ELABORO:
REVISO:
APROBO:
Dirección Jurídica
MAURICIO ECHEVERRY
Junta Directiva
Director Jurídico
Acta 2270
VERSION
DESCRIPCION
FECHA
02
Expedición del Manual de Contratación
Diciembre 12 de 2003
ELABORO:
REVISO:
APROBO:
Dirección Jurídica
JAIME A. PINEDA DURAN
Junta Directiva
Director Jurídico (E.)
Acta 008
VERSION
DESCRIPCION
FECHA
03
Expedición del Manual de Contratación
ELABORO:
REVISO:
APROBO:
Unidad de Contratación
JAIME A. PINEDA DURAN
Junta Directiva
Dirección Jurídica
Jefe Unidad de Contratación
Actas 045 y 053
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OBJETO
Este Manual, elaborado con sujeción a los principios consagrados en la Constitución Política, el Código Contencioso Administrativo, la Ley 489 de 1998, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, las normas contenidas en los Estatutos Sociales y las políticas y directrices de contratación y compras para el abastecimiento de bienes y servicios de la Sociedad, tiene como finalidad establecer las normas aplicables cuando Ecopetrol actúe como Contratante en la contratación de las actividades de exploración y explotación de hidrocarburos, así como de las concernientes a la comercialización y demás actividades comerciales e industriales propias de esta Empresa.
La contratación de actividades administrativas se regirá por lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus decretos reglamentarios.
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GLOSARIO
Para una mejor comprensión del contenido del presente Manual, se establecen las definiciones consignadas en el Anexo 1.
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DOCUMENTOS DEROGADOS
Manual de Contratación aprobado el 11 y 12 de diciembre de 2003 (Acta 008).
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CONDICIONES GENERALES
4.1 Marco Legal de la Contratación
Este Manual, aprobado en desarrollo de la facultad de reglamentación contenida en el artículo 76 de la Ley 80 de 1993, constituye el marco general que regula la contratación, entre otras, de las actividades relacionadas en el Anexo 2. La determinación de que una actividad no enunciada en el Anexo 2 es concerniente a la comercialización y demás actividades comerciales e industriales propias de Ecopetrol, corresponde a la Dirección General de Operaciones.
Los contratos que celebre Ecopetrol se regirán por la legislación especial que les sea aplicable, y a falta de esta, por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en este Manual. Los contratos celebrados en el extranjero se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan suscrito, a menos que se deban cumplir en Colombia. Los contratos que se celebren en Colombia y se deban ejecutar o cumplir en el extranjero, se podrán someter a la ley extranjera.
Los contratos de colaboración, asociación o participación, cualquiera que fuere su modalidad y denominación, se regularán en lo que hace a la capacidad del asociado o cocontratante, y a su formación, celebración, ejecución y liquidación, por las leyes comerciales y civiles nacionales; si se deben ejecutar o cumplir en el extranjero, se podrán someter a la ley extranjera.
La contratación que realice Ecopetrol como Operador de un contrato de exploración, explotación, refinación, transporte o comercialización de hidrocarburos, derivados y productos, se regulará por lo previsto en dicho contrato o, en su defecto, por las leyes comerciales y civiles nacionales; si el contrato se debe ejecutar o cumplir en el extranjero, se podrá someter a la ley extranjera.
Cuando Ecopetrol, actúe como Contratista, es decir, como proveedor o suministrador de un bien o de un servicio o ejecutor de un trabajo a favor de un tercero, o cuando actuando en esa condición subcontrate, aplicarán las leyes comerciales y civiles nacionales; si el contrato se debe ejecutar o cumplir en el extranjero, se podrá someter a la ley extranjera.
En cualquier caso, se atenderán los principios de la contratación estatal, y se podrán aplicar las normas contenidas en este Manual cuando fueren compatibles con la respectiva contratación.
4.2 Principios
En la contratación de Ecopetrol, se atenderán los principios consignados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en la Ley 489 de 1998, en el Código Contencioso Administrativo y en la Constitución Política, y especialmente los siguientes:
4.2.1 Buena fe
Las actuaciones se deberán ceñir a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones de Ecopetrol, y de quienes contraten con esta Sociedad.
4.2.2 Calidad
Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los Contratistas y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de Ecopetrol .
4.2.3 Celeridad
Las normas establecidas en este Manual, que constituyen un medio para la adopción de decisiones oportunas, deberán ser utilizadas por los funcionarios para cumplir los fines de la contratación.
4.2.4 Economía
Las normas consignadas en este Manual se interpretarán y aplicarán de manera que los trámites regulados se surtan conforme está previsto, sin dilaciones y retardos; los procedimientos serán impulsados oficiosamente por Ecopetrol.
Los defectos de forma de la propuesta o la omisión en esta de la acreditación de características o condiciones del proponente al momento de vencimiento del plazo de presentación de la misma, se podrán subsanar antes de la adjudicación, y no servirán para rechazar de plano el ofrecimiento respectivo.
Los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.
4.2.5 Equidad
Con fundamento en el principio de justicia que debe inspirar y gobernar las actuaciones en materia de contratación, se deberán adoptar las medidas necesarias para mantener, durante el desarrol lo del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes en el momento de su celebración. Cuando la igualdad o equivalencia entre los derechos y obligaciones existentes al momento de celebrar el contrato se rompa por causas no imputables a quien resulte afectado, las Partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.
4.2.6 Planeación
Salvo en caso de Emergencia o Apremio, todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al cumplimiento de la misión y al logro de los fines de Ecopetrol. En concordancia con lo anterior, se debe considerar el Plan Anual de Contratación y Compras, respetar las estrategias de abastecimiento preestablecidas, y atender, cuando aplicaren, los planes de inversión de la Empresa.
4.2.7 Responsabilidad
Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución, terminación y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de Ecopetrol, y a respetar los derechos del Contratista y de terceras personas que se puedan ver afectadas con el mismo.
Los Contratistas garantizarán la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados, y responderán por ello.
4.2.8 Responsabilidad integral
Los procesos de contratación se deberán enmarcar dentro de las políticas de Ecopetrol en materia de análisis de riesgos, responsabilidad social, protección a mbiental, salud ocupacional y seguridad industrial.
4.2.9 Transparencia
La contratación se debe realizar con base en los procesos de selección objetiva regulados en este Manual, reglas claras y conocidas, con oportunidad para que los interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones.
El Funcionario Autorizado dispondrá lo necesario para que se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran en el proceso de contratación.
4.3 Sistemas de Información
Los funcionarios intervinientes en el proceso de contratación, deberán asegurar que las diferentes etapas del mismo, desarrolladas bajo su responsabilidad, queden registradas en el sistema de información empresarial de contratación que Ecopetrol disponga. Si por cualquier razón no se pudiese utilizar dicho sistema, se deberá dejar constancia documental de las actuaciones por cualquier otro medio idóneo.
4.4 Capacidad para contratar
4.4.1 Representación de Ecopetrol (Competencia)
Unicamente pueden celebrar contratos en representación de Ecopetrol, los Funcionarios Autorizados, según el régimen de delegaciones previsto en el Manual de Control Administrativo de la Sociedad y/o en los actos que lo modifiquen o sustituyan.
En consecuencia, y sin perjuicio de la responsabilidad que incumba a otros funcionarios por razón de las actividades que desarrollen, la autorización para iniciar procesos de selección, la aprobación del Pliego de Condiciones o Términos de Referencia, la emisión de Adendos, la designación de Comités Evaluadores, y la adjudicación, celebración, modificación y terminación del contrato (terminación de mutuo acuerdo, terminación unilateral, terminación anticipada, caducidad, etc.), son facultades exclusivas o privativas del Funcionario Autorizado.
¿ Conflictos de interés
Los miembros de la Junta Directiva, el Presidente y todos los demás funcionarios de Ecopetrol, deberán evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de Ecopetrol, al tratar con Contratistas, compradores, vendedores, y cualquier otra persona ¿natural o jurídica, nacional o extranjera¿ que realice o pretenda realizar negocios con Ecopetrol, o con las empresas en...
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