Nota externa número 4024 de 2012 - 2 de Octubre de 2012 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 400685450

Nota externa número 4024 de 2012

EmisorMinisterio de Salud y Protección Social
Número de Boletín48571

21960

Para: Entidades Promotoras de Salud y demás entidades obligadas a compensar y administrador fiduciario del Fosyga
De: Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social Oficina de la Tecnología de la Información y Comunicación
Asunto: Aplicación del artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, para el procesamiento de información de conciliación de recursos cuentas maestras y del proceso de giro y compensación de que trata el Decreto 4023 de 2011, que modifica la Nota Externa 1316 del 26 de marzo de 2012.
Fecha: 1º de octubre de 2012

En virtud de lo establecido en el artículo 21 del Decreto 4023 de 2011 y el artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, a continuación se señalan las estructuras de datos para el envío de información de la conciliación de recursos y el proceso de Giro y Compensación.

Lo anterior deberá ser adoptado por las EPS-EOC y Administrador Fiduciario a partir del 1º de noviembre de 2012 bajo los siguientes parámetros:

La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:

  1. Características de los archivos

    · Archivos en formato ASCII delimitados por comas.

    · Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 1º de mayo de 2012 quedará 01/05/2012. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).

    · Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara. (Sin separación de miles y no deben contener decimales).

    · Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.

    · Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).

    · Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (""), ni ningún otro carácter especial.

    · Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico, se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.

    · Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

  2. Estructuras de datos

    2.1. Estructura de datos para habilitar o saldar cuentas maestras de recaudo y pagos de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social

    Nombre del archivo: CUENTASCODENTIDADDDMMAAA.TXT

    Campo Nombre Descripción Longitud Tipo de Campo
    1 Código de la EPS Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. 6 Caracter
    2 Tipo de movimiento 1 = Habilitar2 = Saldar 1 Numérico
    3 Destinación de la cuenta 1 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud2 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud (SGP)3 = Cuenta Maestra de Pagos 1 Numérico
    4 Tipo de cuenta 1 = Corriente2 = Ahorros 1 Numérico
    5 Número de cuenta Número de cuenta asignado por el banco o entidad financiera a las cuentas destinadas para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS. 20 Caracter
    6 Código entidad bancaria Es el código de la entidad bancaria, asignado por la Superintendencia Bancaria que incluye el código de la sucursal. 10 Caracter
    7 Código departamento Código del departamento (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. 2 Caracter
    8 Código Municipio Código del municipio (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. 3 Caracter
    9 Nombre denominación La denominación de la cuenta a utilizar será:
    CMRC Recaudo Fosyga - Nombre de la EPS abreviado
    CMRC Recaudo SGP - Nombre de la EPS abreviado
    Cuenta Maestra de Pagos - Nombre de la EPS-EOC
    255 Caracter

    Nota:

  3. Cierre de cuentas de recaudo Decreto 2280 de 2004

    1. Para el cierre de las cuentas de recaudo se deberá diligencia el Formato F1 adoptado mediante Resolución 3364 de 2004;

    2. Adicionalmente se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero;

    3. Para el caso del cierre del punto de recaudo directo autorizado por el Ministerio de Salud y Protección Social y las cuentas de recaudo de cotizaciones en el marco del Decreto 2280 de 2004, se debe anexar certificación del Representante Legal y el Revisor Fiscal de la EPS-EOC, donde se relacione los puntos de recaudo directo cerrados y certifique el traslado de los recursos;

    4. Las EPS-EOC deberán girar a cada una de las Subcuentas del Fosyga los recursos de que trata el artículo 7º del Decreto 4023 de 2011 a más tardar el 10 de agosto de 2012.

  4. Apertura y Cierre de cuentas de recaudo Decreto 4023 de 2011

    1. Para los casos en que se habiliten las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones se debe anexar certificación de la entidad financiera y copia del convenio suscrito con la entidad financiera;

    2. Para los casos en que se saldan las cuentas de recaudo se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero;

    3. Por cada cuenta la EPS-EOC debe registrar la información en la estructura de datos y reportarla al Administrador Fiduciario del Fosyga;

    4. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará el resultado de cierre o apertura de las cuentas, en un término de dos (2) días a partir de la presentación de la solicitud por parte de la EPS;

    5. Desde el momento de la apertura y entrada en operación de las cuentas maestras de recaudo, las novedades a las mismas deberán ser presentadas por la EPS-EOC ante el administrador de los recursos del Fosyga únicamente durante los primeros diez (10) días de cada mes.

    2.2. Estructura de datos archivo de afiliados cotizantes (Archivo ACX) Nombre del archivo:

    Proceso Nombre del archivo
    Compensación 2280 - 2004 1ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
    Corrección 2280 - 2004 2ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
    Corrección 4023 - 2011 3ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
    Prestaciones Económicas 4ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT

    Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de Campo
    1 Código de la EPS Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. 6 Caracter
    2 Número consecutivo Interno declaración Número consecutivo interno de la EPS o EOC que le asigna a la declaración de Giro y Compensación a la que pertenece el anexo, para los procesos en el marco del Decreto 2280. Para los procesos en el marco del Decreto 4023 el Fosyga asignará estos consecutivos para cada entidad. 10 Numérico
    EPS -EOC
    3 Fecha del Proceso de Giro y Compensación Especifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de Compensación. (dd/mm/ aaaa). 10 Caracter
    4 Periodo a compensar Corresponde al mes del año que se va a 7 Caracter
    compensar: (mm/aaaa).
    5 Tipo de Documento del cotizante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Caracter
    6 Número documento Número de documento 16 Caracter
    del cotizante
    7 Primer apellido Primer apellido del afiliado 20 Caracter
    8 Segundo apellido Segundo apellido del afiliado 30 Caracter
    9 Primer nombre Primer nombre del afiliado 20 Caracter
    10 Segundo nombre Segundo nombre del afiliado 30 Caracter
    11 Fecha de nacimiento En formato (dd/mm/aaaa) 10 Caracter
    12 Sexo M = Masculino 1 Caracter
    F = Femenino
    13 Departamento de residencia Según DANE 2 Caracter
    14 Municipio de residencia Según DANE 3 Caracter
    15 Fecha de afiliación a la EPS - EOC En formato (dd/mm/aaaa) 10 Caracter
    16 Tipo de Cotizante Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Numérico
    17 Tipo de Documento del aportante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Caracter

    Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de Campo
    18 Numero documento del aportante Número de documento 20 Caracter
    19 Ingreso básico mensual Ingreso que constituye de manera permanente el ingreso mensual conforme con el tipo de cotizante. 15 Numérico
    20 Ingreso base de cotización Es el dato reportado en la planilla de auto-liquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normati-vidad vigente. 15 Numérico
    21 Total días cotizados 12.5% Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período. Se reportan cotizaciones por el 12%, 12.5%, Ley 1429 de 2010 y Ley Empleo de Emergencia. 2 Numérico
    22 Total días cotizados 8.5% Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período. Se reportan cotizaciones Madres Comunitarias y Cotizaciones durante el periodo de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo. 2 Numérico
    23 Fecha de la consignación de los aportes Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa). 10 Caracter
    24 Total días compensados Corresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento. 2 Numérico
    25 Valor de la cotización Corresponde al valor de la cotización del período. 15 Numérico
    26 Código del Operador de Información Identificación del Operador de Información. 2 Numérico
    27 Número de Planilla de Liquidación Número de la planilla de liquidación de aportes. 15 Numérico
    28 Incapacidad deducida en autoliquidación 1 = Para el caso en el cual se reconozca la incapacidad por enfermedad general, a través de la autoliquidación 2 = Para el caso que corresponda a un reajuste en el reconocimiento de la incapacidad por enfermedad general, deducida en autoliquidación. Si este campo no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar el campo número 29. 1 Caracter
    29 Valor IEG deducida en Autoliquidación Valor de las incapacidades por enfermedad general deducidas en autoliquidación
    ...

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