Resolución 0016, por la cual se reglamenta el envío de documentos y el servicio de préstamo de los mismos en el Archivo Central de Minercol, con base en la Ley General de Archivos y el Reglamento General de Archivos de Colombia
| Emisor | Ministerio de Minas y Energía |
| Número de Boletín | 44380 |
DIARIO OFICIAL 44.380 RESOLUCIÓN 0016 28/03/2001 por la cual se reglamenta el envío de documentos y el servicio de préstamo de los mismos en el Archivo Central de Minercol, con base en la Ley General de Archivos y el Reglamento General de Archivos de Colombia. El Presidente de la Empresa Nacional Minera Ltda., Minercol, en uso de sus facultades legales y estatutarias, RESUELVE: CAPITULO I Del Archivo Central Artículo 1°. Objeto. a) Conservar los documentos que registran las decisiones tomadas en las diferentes áreas de la Empresa, en desarrollo de su gestión administrativa y que interesan a la Nación como testimonio histórico y legal y que se integran a su patrimonio institucional; b) Establecer normas para el acceso, consulta, préstamo y duplicación de los documentos públicos a los funcionarios y, ciudadanos en general, acorde con los principios constitucionales. Artículo 2°. Responsabilidad. Cada área de la Empresa será responsable de la gestión de sus documentos y de la administración de los Archivos de Gestión y ejercerá el control de la documentación en su ciclo vital. Parágrafo 1°. Al Archivo de Gestión corresponden los documentos generados en las áreas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas u otras que la soliciten. Parágrafo 2°. Al Archivo Central corresponden los documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la Empresa, una vez finalizado su trámite, pero que siguen siendo objeto de consulta y cuya ordenación conservara las ¿Tablas de Retención Documental¿, establecidas por la Empresa y aprobadas por el Archivo General de la Nación. Artículo 3°. Transferencia de archivos de gestión. Los documentos que han cumplido su primera fase y su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán ser transferidos al Archivo Central debidamente relacionados, indicando su tipología documental, series y subseries y número de folios, según Tablas de Retención Documental. Artículo 4°. Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará mediante acta y/o memorando de entrega y deberá ajustarse al modelo normalizado y anexo al presente Reglamento. Parágrafo. El Archivo Central se reservará el derecho de no recibir la documentación que no esté debidamente inventariada y foliada. Artículo 5°. Las Actas de liquidación de contratos deberán ser originales, o fotocopias...
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