Resolución 00890, por la cual se dictan disposiciones sobre la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud
| Emisor | Ministerio de Salud |
| Número de Boletín | 44869 |
El Ministro de Salud,
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo establecido en los artículos 173 de la Ley 100 de 1993 y 4 del Decreto 1152 de 1999, es función del Ministerio de Salud reglamentar ¿¿la recolección, transferencia y difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del Sistema de Seguridad Social de Salud independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales que regulan la reserva y exhibición de los libros de comercio. La inobservancia de este reglamento será sancionada hasta con la revocatoria de las autorizaciones de funcionamiento¿;
Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional y definir, diseñar, reglamentar, implantar y administrar el Sistema Integral de Información en Salud, con la participación de las entidades territoriales;
Que el artículo 5° del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que quienes administren recursos del sector salud y quienes manejen información sobre la población, incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del sistema integral de información del sector salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo, de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos de l Ministerio de Salud;
Que el artículo 6° del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requieran el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del Fosyga;
Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman incluyendo los regímenes exceptuados del sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros;
Que es prioritario optimizar y simplificar el proceso de compensación entre los afiliados al régimen contributivo de las distintas EPS y demás entidades obligadas a compensar y el giro de los recursos del régimen subsidiado, siendo indispensable para ello contar con la base de datos única de afiliados;
Que para la conformación de la base de datos única de afiliados es indispensable su correcta, oportuna y completa identificación y registro,
RESUELVE:
La presente resolución establece los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes exceptuados del mismo y a planes o programas de medicina prepagada que los obligados a aplicar la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.
Parágrafo. Los campos, incluyendo los referentes a las novedades, exigidos en la presente resolución no considerados en los actuales formatos o formularios de afiliación, novedades y pagos serán exigibles a partir del momento en que tales formatos o formularios los incorporen. La obligación de reportar la información contenida en los campos adicionales está sujeta al suministro de las novedades respectivas por parte de los afiliados, efecto para el cual las entidades, dentro de los tres meses siguientes a la actualización de los formatos o formularios, les requerirán la información a través de correo certificado dirigido al último domicilio registrado y/o, en su defecto, en el momento en que requieran la prestación de servicios de salud.
La presente resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS, a los departamentos, distritos y municipios, a quienes administren los regímenes exceptuados del Sistema General de Seguridad Social en Salud y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del sistema general de seguridad social en salud, evitando su desviación o indebida apropiación.
Los obligados a mantener y reportar información deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o toma de la póliza de seguro, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. La base de datos se mantendrá actualizada con la información de cada afiliado o asegurado y, en el caso de su desafiliación o retiro, deberá conservarse durante cinco años.
Los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de Salud y del Administrador Fiduciario del Fosyga debidamente clasificados y organizados, sin perjuicio de la obligación que les asiste a las administradoras del régimen subsidiado, ARS, de entregar la información a los departamentos, distritos y municipios, de conformidad con lo estipulado en los respectivos contratos y en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y de la observancia de las demás normas sobre la materia.
El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará una base de datos de afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de éste, en los términos indicados a continuación:
Para el régimen contributivo, regímenes exceptuados del SGSSS, entidades de medicina prepagada y aseguradoras
Los términos y flujo para el suministro de la información de los archivos maestros y de novedades para las entidades que administran regímenes de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, SGSSS, para las entidades de medicina prepagada y para las aseguradoras que administren pólizas de salud, en lo que aplique a cada entidad de conformidad con el anexo técnico de la presente resolución, son los mismos establecidos en este artículo para las EPS y EOC.
Las entidades promotoras de salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, conformarán su base datos de afiliados con la información de los formatos o formularios de afiliación y la mantendrán actualizada con sus respectivas novedades y con la información reportada por los aportantes.
Para conformar la base de datos de afiliados consolidada se procederá de la siguiente manera:
¿ Archivo maestro
Las entidades promotoras de salud, EPS, y las entidades obligadas a compensar, EOC, entregarán entre el 22 y el 30 de agosto de 2002, de acuerdo con el calendario establecido por el Administrador Fiduciario del Fosyga y en los horarios con él acord ados, el archivo maestro de afiliados en los términos y condiciones requeridos en la presente resolución con corte al 31 de julio de 2002. Los demás obligados reportarán la información mínima requerida, de conformidad con lo señalado en el anexo técnico, en el mismo calendario, horario y fecha de corte y se ajustarán integralmente a lo aquí establecido en la información que deberán remitir con corte al 30 de septiembre de 2002.
Durante los meses de septiembre, octubre y noviembre de 2002 el archivo maestro deberá remitirse los últimos diez días calendario de cada mes con corte al último día del mes anterior, junto con el archivo de novedades, de acuerdo con el calendario establecido por el...
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