Resolución 1657, por la cual se deroga la Resolución 2742 de 1992 y se establecen definiciones y conceptos de los bienes de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, tanto para la planta interna como planta externa
| Emisor | Ministerio de Relaciones Exteriores |
| Número de Boletín | 45894 |
La Ministra de Relaciones Exteriores, en ejercicio de las facultades legales en especial las que le confieren la Ley 489 de 1998 y el Decreto 20 de 1992, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de 1991 da a las entidades sujetas a control fiscal autonomía administrativa en el manejo de sus bienes y fijación de procedimientos;
Que la gestión administrativa debe realizar bajo la estrategia de eficiencia institucional para que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cumpla sus funciones con la mayor efectividad y el menor costo posible, optimizando la asignación y ejecución del gasto público dentro de un escenario de recursos limitados;
Que los recursos físicos públicos tienen como fin, la utilidad común;
Que de acuerdo con las normas vigentes de la Contaduría General de la Nación se debe aplicar el plan general de contabilidad pública;
Que uno de los objetivos del sistema de control interno es proteger los recursos de la organización a través de una adecuada administración,
RESUELVE:
Artículo 1°. Adoptar como norma administrativa y contable el siguiente manual de Control de Bienes del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el objeto de establecer la organización, normas y procedimientos para el manejo, registro y responsabilidades de los elementos de consumo y de propiedad planta y equipo.
Generalidades
Campo de aplicación
Las disposiciones contempladas en el presente manual, cobijan a todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y de las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior.
▪ Buscar que el manejo de los bienes, propiedad planta y equipo, se enmarquen dentro de los principios de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad, consagrados en la Constitución y la ley.
▪ Dotar a las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior de un manual para almacén e inventarios que contenga procedimientos administrativos y contables tendientes a capacitar al personal de la entidad en el manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado, salida definitiva y registro de bienes, haciendo más eficaz y eficiente el desempeño de sus funciones.
▪ Generar una nueva cultura y sistema de comunicación eficaz y constante entre las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo y las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior que participan en los procesos contables y administrativos, uso o custodia de los bienes y absolver dudas en la materia, permitiendo así ejercer un mayor control sobre la clasificación contable y el manejo administrativo y de gestión de bienes.
▪ Analizar, codificar y clasificar los bienes e inventarios según el concepto que los origine o motive, de acuerdo con lo establecido por la normatividad actual y con lo promulgado por la Contaduría General de la Nación en el Plan General de Contabilidad Pública, y lograr así unificar las bases de datos y registros en las áreas de Contabilidad y Almacén e Inventario del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
▪ Determinar, en todas y cada una de las etapas del proceso de adquisición, manejo, ubicación física y uso de los bienes, los funcionarios que los tienen a su cargo y las debidas responsabilidades.
▪ Buscar que los soportes que se generan en cada una de las novedades o movimientos de bienes en bodega, servicio o terceros, sean los adecuados, que lleguen a su destino y se registren.
▪ Determinar la forma y frecuencia para la rendición de informes de los elementos de consumo y propiedad planta y equipo, tanto en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo como en las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior;
▪ Establecer los procedimientos para el manejo, registro y control de propiedades, planta y equipo y de los elementos de consumo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Activo. Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios.
Activo fijo. Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales de la entidad.
Activo tangible. Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.
Adición. Agregar algo a un bien.
Almacén. Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una Entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.
Almacenista. Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una Entidad.
Almacenamiento (ubicación). Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna.
La organización interna del almacenamiento depende de las funciones que desempeñe la Entidad, deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo.
Avalúo. Estimación que se hace del valor o precio de un bien.
Avalúo fiscal. Valor asignado a la propiedad del inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo.
Avalúo técnico. Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo.
Bien. Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos y los materiales.
Bienes muebles. Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.
Cesión o traspaso. Transferencia a una entidad del Estado en bienes raíces o del título o interés en una partida de bienes muebles.
Costo. Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente con la prestación de servicios, que se recupera en desarrollo de la actividad de enajenación.
Dación en pago. Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la obligación original.
Donación. Transferencia de bienes de una persona natural o jurídica a una Entidad del Estado sin contraprestación alguna.
Inventario. Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.
Mejoras. Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan.
Merma. Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales.
Muebles y enseres. Equipos de oficina utilizados para el funcionamiento de la entidad y se consideran como un activo fijo de acuerdo a su cuantía.
Obsolescencia. Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
Operaciones de traspaso de bienes. Cuenta que representa el valor de los bienes transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel nacional con otros entes públicos del nivel territorial, o viceversa, de acuerdo con las normas vigentes en la materia.
Perito. Persona que por sus especiales conocimientos, es llamada para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia.
Permuta. Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra.
La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. (Código Civil).
Transferencia. Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. Llevar, trasladar a alguien o algo de un lugar a otro.
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BIENES
Partiendo del concepto de bien; como artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción se establece para efectos de este manual y se considerarán únicamente los bienes muebles o inmuebles de uso fiscal, de propiedad o recibidos para el uso de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior, excluyendo el dinero, títulos valores y similares.
1.1. Finalidad de los bienes
Los bienes muebles e inmuebles de propiedad o a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones deben tener como finalidad el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de su cometido estatal.
1.2. Fuente y composición de los bienes
Los bienes muebles e inmuebles de propiedad o a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, cualquiera que sea su forma de adquisición o estado.
La clasificación, movimiento y registros contables se realizan de acuerdo con sus características y conforme a las cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad.
1.2.1 Cargos diferidos (bienes de consumo)
Son aquellos bienes que se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte...
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