Resolución 60, por la cual se establece el Reglamento Interno de Contratación para el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
| Emisor | Establecimientos Públicos - Instituto Nacional de Vías |
| Número de Boletín | 46528 |
El Director General del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, en uso de sus facultades legales y en especial de las previstas en la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y el artículo 1° del Acuerdo número 1 expedido por la Junta Directiva de la entidad el 1° de febrero de 1994,
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 6° del Decreto 208 de 2004, corresponde al Director General del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, dirigir, coordinar, vigilar, controlar y evaluar la ejecución y cumplimiento de los objetivos, funciones, políticas, planes y programas inherentes al objeto de la entidad.
Que el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 prevé que la competencia para ordenar y dirigir la celebración de Licitaciones o Concursos y para escoger al contratista, será del Jefe o Representante Legal de la entidad.
Que así mismo, el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 ha dispuesto que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.
Que con el fin de establecer y definir los procedimientos que deben adelantarse en los procesos de contratación del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, se debe elaborar un Reglamento de Contratación que permita a las diferentes dependencias interesadas en la celebración de contratos, contar con los mecanismos y elementos necesarios para garantizar los fines de la contratación estatal.
RESUELVE:
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De las normas generales
1.1. Del campo de aplicación
El presente Reglamento se aplica a la contratación que realice el Instituto en subsidio de las normas legales que rigen los contratos.
1.2. De la prelación de las normas
La prelación de las normas en la aplicación de este reglamento será en primer lugar la Constitución Política de Colombia, en segundo lugar las disposiciones de la Ley 80 de 1993, sus decretos reg lamentarios, normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, en tercer lugar esta resolución, los manuales de procedimientos e instructivos sobre la materia, las disposiciones comerciales y luego las civiles.
1.3. De las actuaciones contractuales del Instituto
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación del Instituto se desarrollarán especialmente conforme a los principios de la Ley 80 de 1993: transparencia artículo 24; economía artículo 25; responsabilidad artículo 26; equilibrio de la ecuación contractual artículo 27; interpretación de las normas de contratación artículo 28, programación anual y planeación y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.
Igualmente, se aplicarán en las mismas actuaciones las normas que regulan la conducta de los servidores públicos y los principios generales del derecho.
1.4. De la carpeta del contrato
De toda contratación se formará una carpeta que contenga un solo ejemplar de los diferentes documentos que se vayan produciendo. Todos los documentos deberán ser preferiblemente originales y encontrarse sin tachaduras ni enmendaduras.
La carpeta reposará en el archivo de la Oficina Asesora Jurídica si se trata de contrato con formalidades plenas del nivel central; en la División Administrativa o quien haga sus veces, si se trata de contratos sin formalidades plenas del nivel central, y en el despacho del profesional con funciones de abogado de la territorial cuando se trate de los contratos con y sin formalidades plenas que tramiten allí. Las dependencias señaladas efectuarán el correspondiente reparto a los directamente involucrados en el proceso.
Los responsables del archivo de los documentos relacionados con la actividad contractual, deben buscar la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los documentos y contratos estatales, por un periodo mínimo de cinco años después de ejecutados y/o liquidados los contratos, al cabo de los cuales se trasladarán al archivo Central del Instituto donde reposan hasta cuando prescriban las posibles acciones civiles y penales en la actuación contractual y luego se destruyen.
Los documentos que conforman la carpeta del contrato, serán los referidos en los instructivos para las etapas preparatoria, precontractual y contractual.
1.5. De la interventoría
Todo contrato que celebre el Instituto requerirá control y vigilancia sobre su ejecución, para tal evento se designará un interventor quien deberá cumplir con las funciones que en el contrato se indiquen y las consignadas en el manual de interventoría del Instituto.
1.6. De las competencias y capacidad
1.6.1. De la competencia para celebrar contratos
El Director General del Instituto es la autoridad competente para ordenar y dirigir Licitaciones, escoger contratista y celebrar contratos. El Director General podrá delegar total o parcialmente esta facultad mediante resolución.
El Director del Instituto podrá modificar las delegaciones o reasumir la competencia, en el momento que considere necesario.
1.6.2. De la ejecución y control de delegaciones
Es delegado el funcionario con capacidad legal para comprometer contractualmente al Instituto, y aquellos funcionarios a quienes se les haya facultado para ejercer determinadas funciones o actos dentro de la actividad contractual. La delegación para contratar podrá contemplar todas o algunas de las facultades inherentes al trámite, aceptación de ofertas, adjudicación, celebración, ejecución, terminación, liquidación del contrato y ordenación del gasto.
Conforme al artículo 12 de la Ley 489 de 1998, la delegación exime de responsabilidad a quien delega, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, sin perjuicio de que en virtud de lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución Política, la autoridad delegante pueda en cualquier tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujeción a las disposiciones del Código Contencioso Administrativo.
En todo caso, las delegaciones en materia contractual no eximen de la responsabilidad legal, civil y penal al agente principal.
1.6.3. De los informes sobre el ejercicio de las delegaciones y sus consecuencias
Los funcionarios a quienes se les haya delegado la competencia para adjudicar y/o suscribir contratos, rendirán al Director General del Instituto el informe trimestral sobre el uso de tal facultad, en forma verbal en las reuniones de ¿Comité de Dirección¿.
Los informes sobre el uso de dicha facultad de delegación que deban presentar los funcionarios del nivel territorial, se rendirán a través del correspondiente Subdirector según el tema materia de la contratación e igualmente en forma verbal en los ¿Comités de Dirección¿.
1.6.4. De quienes pueden contratar con el Instituto
Podrán contratar con el Instituto, todas las personas que estén legalmente capacitadas para ello, todas las que no se hallen incursas en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución Política y las leyes (artículos 6°, 8°, 9° y 10 de la Ley 80/93).
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De los procesos de selección
Los procesos para contratar en el Instituto son los previstos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993; estos son Licitación Pública o Concurso de Méritos y Contratación Directa.
2.1. Licitación pública o concurso de méritos
Es el procedimiento mediante el cual el Instituto formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se llamará Concurso y se efectuará también mediante invitación pública.
2.2. Contratación directa
En la contratación directa se presentan dos categorías:
La primera hace referencia a la contratación directa de menor cuantía respecto del presupuesto asignado a la entidad.
La segunda categoría se refiere a los casos especiales, aquellos en que independientemente de la cuantía del contrato, por la especialidad de su o bjeto, se deberá seleccionar al contratista bajo esta modalidad de contratación y dentro de los cuales se encuentran: Empréstitos; contratos o convenios interadministrativos; para la prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas; arrendamiento o adquisición de inmuebles; urgencia manifiesta; declaratoria de desierta de la Licitación Pública o Concurso de Méritos.
2.2.1. Declaratoria de desierta de la Licitación Pública o Concurso de Méritos
La declaratoria de desierta le corresponderá al Director General mediante acto administrativo motivado que será proyectado por la División Administrativa o quien haga sus veces y que contendrá las razones de la decisión. Esta declaratoria debe efectuarse dentro del mismo término para la adjudicación y debe ser comunicada a los proponentes que participaron en el proceso de Licitación o Concurso.
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De la forma del contrato estatal
3.1. Contratos sin formalidades plenas (órdenes de obra, adquisición de bienes, servicios)
El valor máximo hasta el cual se autoriza la celebración de contratos sin formalidades plenas (órdenes de obra, adquisición de bienes, servicios), se determina para cada vigencia en función del presupuesto anual del Instituto y expresado en salarios mínimos legales mensuales, conforme a los rangos establecidos en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993. Las cuantías para efectos contractuales son informadas por la Oficina Asesora Jurídica al inicio de la vigencia fiscal correspondiente, con base en el reporte que sobre el presupuesto de la entidad...
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