Resolución 8-0523, por la cual se regula la transferencia primaria de documentos al Archivo Central del Ministerio
| Emisor | Ministerio de Minas y Energía |
| Número de Boletín | 44415 |
DIARIO OFICIAL 44.415 RESOLUCIÓN 8-0523 07/05/2001 por la cual se regula la transferencia primaria de documentos al Archivo Central del Ministerio. El Ministro de Minas y Energía, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Decreto 070 de 2001, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594 de 2000 estableció, entre otros, obligaciones de gestión, manejo, acceso y consulta de los documentos para la administración pública; Que mediante Acuerdo 07 de 1994, el Archivo General de la Nación expidió el Reglamento General de Archivos como norma reguladora del quehacer archivístico del país; Que mediante Resolución 8-0345 de fecha 6 de abril de 2000, el Ministerio de Minas y Energía institucionalizó la aplicación de la Tabla de Retención Documental en todas las dependencias de la Entidad; Que es necesario regular la transferencia primaria de los documentos de los archivos de gestión al archivo central de la Entidad con el fin de regularizar, racionalizar y estandarizar la preparación y entrega de estos documentos; En mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer la obligación y manera de efectuar las transferencias primarias de documentos de una forma racional, organizada y debidamente inventariada con el propósito de garantizar la conservación de los documentos esenciales del Ministerio y facilitar e instrumentar su posterior y permanente consulta y reproducción documental. Artículo 2°. Definiciones. Para los efectos previstos en la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en la Ley 594 de 2000, en el Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación y en especial los siguientes: a) Transferencias documentales. Remisión de documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas; b) Valor primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto; c) Valor secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente; d) Valoración documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes...
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