Resolución número 00011 de 2021, por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos - 2 de Febrero de 2021 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 858007296

Resolución número 00011 de 2021, por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos

Emisor:Superintendencias - Superintendencia de Notariado y Registro
 
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El Superintendente de Notariado y Registro, en ejercicio de las facultades legales, en especial las otorgadas por el parágrafo del artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970, adicionado por el artículo 59 del Decreto-Ley 2106 de 2019; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 1º de la Ley 29 de 1973, en consonancia con lo señalado en el artículo 131 de la Constitución Política, el notariado es un servicio público que se presta por los Notarios e implica el ejercicio de la fe pública o notarial;

Que el artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970 indicó que le compete a los Notarios (i) recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad; (ii) autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados, (iii) dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos; (iv) dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal; (v) acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida; (vi) recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la ley o el juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera; (vii) expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos; (viii) dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y que no haya quedado dato formal en sus archivos; (ix) intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la ley civil deban otorgarse ante ellos; (x) practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados; (xi) llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la ley; (xii) las demás funciones que les señalen las leyes;

Que el parágrafo segundo del artículo de la Ley 588 de 2000, señaló que las notarías y consulados podrán transmitir como mensajes de datos, por los medios electrónicos, ópticos y similares a los que se refiere el literal a) del artículo de la Ley 527 de 1999, a otros Notarios o cónsules, copias, certificados, constancias de los documentos que tengan en sus archivos, así como de los documentos privados que los particulares quieran transmitir con destino a otros Notarios y cónsules o personas naturales o jurídicas y que dichos documentos serán auténticos cuando reúnan los requisitos técnicos de seguridad que para transmisión de mensajes de datos que establece la Ley 527 de 1999;

Que mediante la Ley 527 de 1999 el Congreso de la República de Colombia define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación. A su vez, el Decreto 2364 de 2012, contempló que cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje;

Que el artículo 2.2.17.6.1. del Decreto 1078 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones" señala que se deberán integrar a la sede electrónica las interacciones digitales existentes como trámites, servicios, ejercicios de participación, acceso a la información, colaboración y control social, entre otros;

Que a su vez, el artículo 2.2.17.6.2. ibídem señala que la sede electrónica compartida será el Portal Único del Estado a través del cual la ciudadanía accederá a los contenidos, procedimientos, servicios y trámites disponibles por las autoridades y que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones generará los lineamientos y evaluará el cumplimiento.

Así mismo, el artículo 2.2.9.1.2.1 establece la política de Gobierno Digital, que será definida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Mintic), y se desarrollará a través de componentes y habilitadores transversales que, acompañados de lineamientos y estándares, permitirán el logro de propósitos que generarán valor público en un entorno de confianza digital a partir del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones;

Que a través de los componentes y habilitadores transversales, lineamientos y estándares de la política de Gobierno Digital, se establecen los elementos fundamentales de la seguridad de la información, arquitectura y servicios ciudadanos digitales, así como los requerimientos mínimos que todos los sujetos obligados deberán cumplir;

Que de conformidad con el artículo 2.2.17.1.3 de la norma en comento, la identificación por medios digitales se hará a través de la cédula de ciudadanía digital y cotejo biométrico, que se regirán por las disposiciones que para tal efecto expida la Registraduría del Estado Civil, en el marco de sus competencias;

Que la Directiva Presidencial 07 del 1º de octubre de 2018, sobre "medidas para racionalizar, simplificar y mejorar los trámites ante entidades gubernamentales y el ordenamiento jurídico", planteó en el Punto 3 que "[l]as iniciativas y medidas establecidas para reducir costos en materia regulatoria y racionalizar o suprimir trámites deben propender por que se empleen mecanismos tendientes a su digitalización y automatización, con el fin de promover y encontrar coordinación y eficiencia entre los distintos sistemas de información del Estado ";

Que el artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 - "Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad", instó a las entidades estatales del orden nacional a incorporar en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital siguiendo los estándares que para este propósito defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, orientándose por diferentes principios, entre los que se destacan (i) la plena interoperabilidad entre los sistemas de información públicos; (ii) la optimización de la gestión de recursos públicos en proyectos de tecnologías de la información ; (iii) la vinculación de todas las interacciones digitales entre el Estado y sus usuarios; y (iv) la implementación de todos los trámites nuevos en forma digital o electrónica sin ninguna excepción;

Que el parágrafo del artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970, adicionado por el artículo 59 del DecretoLey 2106 de 2019, estableció que "para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el Notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias ", por lo cual le asignó a la Superintendencia de Notariado y Registro la competencia para que esta expida las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos;

Que el artículo 18 del Decreto-Ley 960 de 1970, modificado por el artículo 60 del Decreto-Ley 2106 de 2019, consagró que las escrituras se extenderán por medios físicos, digitales o electrónicos, frente a lo cual indicó que "la escritura pública podrá realizarse en documento físico o electrónico, siempre que se garantice la autenticidad, disponibilidad e integridad del documento. En todo caso, la firma digital o electrónica tendrá los mismos efectos que la firma autógrafa para la autorización y otorgamiento de escrituras públicas";

Que según lo previsto en el artículo 79 del Estatuto Notarial, modificado por el artículo 61 del DecretoLey 2106 de 2019, el Notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción mecánica, digitalizada o electrónica;

Que igualmente, en observancia del artículo 80 del Estatuto Notarial, modificado por el artículo 62 del Decreto-Ley 2106 de 2019, toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos del archivo notarial, a lo cual adicionó que la copia electrónica que presta mérito ejecutivo se expedirá conforme a las exigencias legales pertinentes;

Que los artículos 14 y 15 del Decreto-Ley 2106 de 2019, señalan que las autoridades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de...

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