Resolución número 0045 de 2017, por medio de la cual se adecúa el proceso de programación, ejecución y seguimiento de visitas a entes vigilados
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia del Subsidio Familiar |
| Número de Boletín | 50150 |
La Superintendente del Subsidio Familiar, en uso de las atribuciones que le confiere la ley, en especial de las contenidas en el Decreto ley 2150 de 1992, la Ley 789 de 2002, el Decreto 2595 de 2012, el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 1.2.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, señala: "La Superintendencia del Subsidio Familiar es una entidad adscrita al Ministerio de Trabajo, que tiene a su cargo la supervisión de las cajas de compensación familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con elfin de preservar la estabilidad, seguridady confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley".
El numeral 6 del artículo 7º del Decreto ley 2150 de 1992, en concordancia con el numeral 3 del artículo 5º del Decreto 2595 de 2012, establece que la Superintendencia del Subsidio Familiar debe "Ejercer el control administrativo financiero y contable sobre las Cajas de Compensación Familiar y las demás entidades que estas constituyan, administren o participen, como asociadas o accionistas, con relación a la prestación de los servicios sociales a su cargo".
Que es función de la Superintendencia del Subsidio Familiar, practicar visitas de inspección, de acuerdo con lo señalado en el numeral 13 del artículo 2º del Decreto 2595 de 2012: "(...) practicar visitas de inspección a las entidades vigiladas con elfin de obtener un conocimiento integral de su situación financiera, del manejo de los negocios, o de aspectos especiales que se requieran, para lo cual se podrán recepcionar declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos y adelantar las investigaciones a que haya lugar (...)".
El numeral 21 del artículo 5º del Decreto 2595 de 2012, asigna al Superintendente del Subsidio Familiar la facultad de: "(...) ordenar la práctica de visitas especiales u ordinarias a las entidades vigiladas, así como la práctica de investigaciones administrativas (.)" .
En concordancia con el numeral 23 del artículo 13 del Decreto 2595 de 2012, que le ordena a la Superintendencia Delegada para la Gestión ejercer la inspección, vigilancia y control de los sujetos del ámbito de su competencia, para lo cual se podrá realizar visitas, recibir declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de pruebas legalmente admitidos.
Al evaluar la gestión de las Cajas de Compensación Familiar, la Superintendencia del Subsidio Familiar podrá ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control, de acuerdo con los sistemas de control establecidos y las demás herramientas que tenga a disposición.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.7.7.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, las visitas que practique la Superintendencia del Subsidio Familiar en cumplimiento de las funciones de inspección y vigilancia a los entes vigilados, podrán ser ordinarias y especiales.
Las visitas ordinarias serán aquellas que de manera regular efectúe la Superintendencia para verificar el adecuado funcionamiento de las entidades vigiladas y la sujeción de sus planes y programas al marco legal establecido para tal fin; y las visitas especiales se realizarán para verificar aspectos específicos de los programas o de la administración de las Cajas de Compensación Familiar.
En razón a que el control administrativo, financiero-contable y las visitas ordinarias deben realizarse de manera regular y bajo el imperativo de hacer mejores prácticas de inspección del Sistema del Subsidio Familiar, es necesaria la generación de adecuadas metodologías que optimicen y hagan más eficiente el trabajo misional y estandaricen la presentación de informes de visita a los Entes Vigilados.
El citado Decreto 2595 de 2012, señala las funciones que cada una de las Delegadas deben desarrollar para el cumplimiento de los objetivos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, contexto bajo el cual se han documentado los procedimientos modificados en esta resolución.
Con fundamento en las anteriores consideraciones, la Superintendencia del Subsidio Familiar requiere modificar el procedimiento relacionado con Visitas a los Entes Vigilados, adoptado mediante la Resolución número 070 de 2016.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
En la búsqueda de mejores prácticas asociadas al marco de las funciones de Inspección y Vigilancia a las Cajas de Compensación Familiar, otorgadas legalmente a la Superintendencia del Subsidio Familiar, a partir de la
presente resolución el proceso "Programación, planeación, ejecución y seguimiento de visitas a Entes Vigilados", se denominará "Visitas a Entes Vigilados".
El proceso "Visitas a Entes Vigilados", está caracterizado en el sistema integrado de gestión y específicamente en el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar y Actuar, así:
Planear: Actividades relacionadas con la programación de Cajas de Compensación Familiar a visitar, ordenación de visita, integración de los grupos y planeación de las visitas ordenadas. Programar con eficiencia y eficacia los puntos a verificar en el desarrollo normal desde el punto de vista administrativo, legal, de gestión, financiero contable, control interno, y los objetivos y resultados propuestos por el Gobierno Nacional y las mismas Cajas de Compensación Familiar.
Hacer: Desarrollar las actividades propuestas en la planeación de la visita, y todas aquellas adicionales que se generen, con el objeto de comprobar que la gestión desarrollada por la Caja de Compensación Familiar se ejecute con eficiencia y eficacia acorde con la normatividad vigente.
Verificar: Son las diferentes actividades encaminadas a comprobar conforme a la ley, la eficiencia y eficacia de la ejecución de los recursos en el desarrollo de los servicios y programas que desarrollan las Cajas de Compensación Familiar.
Verificar los términos y hacer el seguimiento, validar los informes de ejecución frente al cumplimiento y efectividad de los Planes de Mejoramiento resultantes de las visitas realizadas.
Actuar: Establecer e implementar acciones preventivas y correctivas para la mejora del desempeño en la programación y realización de visitas ordinarias y especiales, y en general, cualquier actividad de planear, hacer o verificar.
El proceso "Visitas a Entes Vigilados", tendrá por objetivo adoptar el procedimiento eficiente y eficaz en la práctica de visitas a Entes Vigilados, en las diferentes etapas de planeación, preparación administrativa, ejecución, elaboración de informes, aprobación y seguimiento a los planes de mejoramiento, que conduzcan a:
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Evaluar el estado general del Ente Vigilado, de manera que mediante el Plan de Trabajo se llegue a la consecución de resultados que permitan establecer si los recursos humanos, físicos, financieros, tecnológicos y otros, utilizados por las Cajas de Compensación Familiar, se manejan de forma eficiente, eficaz y transparente de acuerdo con la normatividad vigente.
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Verificar que la ejecución de los recursos, en la prestación de los servicios y desarrollo de los programas se ejecuten conforme a la ley con eficiencia y eficacia.
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Velar porque las políticas y objetivos propuestos por el Gobierno Nacional se cumplan de acuerdo con la normatividad correspondiente.
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Efectuar el seguimiento al...
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