Resolución número 004551 de 2019, por medio de la cual se aprueba y adopta el Programa de Gestión Documental - PGD del Instituto Nacional de Vías (Invías)
| Emisor | Establecimientos Públicos - Instituto Nacional de Vías |
| Número de Boletín | 51064 |
El Director General, en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 7.18 del Decreto 2618 del 20 de noviembre de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo a lo establecido en el artículo 2º, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene la fúnción de "orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos".
Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley están a cargo del Instituto Nacional de Vías, así como el seguimiento de las políticas impartidas por el sector, se hace necesario dar cumplimiento a los preceptos establecidos en la Ley 594 de 2000, "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", con el fin de disponer documentos de información útil, veraz y oportuna, para la verificación de la gestión de las mismas.
Que el artículo 21 del Título V de la Ley 594 de 2000, dispone lo siguiente: "Programas de gestión documental Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos".
Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015 determina la "Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción
Que el artículo 2.8.2.5.11 del Decreto 1080 de 2015 establece " delprograma de gestión documental El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces".
Que el artículo 2.8.5.2 del Decreto 1080 de 2015 señala "Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública. El Registro de Activos de Información, el índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado".
Que la Secretaría General del Instituto a través de la Subdirección Administrativa elaboro y actualizó conforme a la metodología establecida por el Archivo General de la Nación, el Programa de Gestión Documental (PGD).
Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en virtud de las disposiciones anteriores aprobó dicho Programa de Gestión Documental, según consta en el Acta de Reunión OAP-07 del 3 de abril de 2019.
Que el numeral 7.18 del artículo 7º. Del Decreto 2618 de 2013, señala que el Despacho del Director General del Instituto ejercerá la función de emitir los actos administrativos que se requieran en desarrollo de la actividad técnica y administrativa del Instituto, de conformidad con las disposiciones vigentes.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
°.Adoparel Programa de Gestión Documental (PGD), aprobado previamente por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño según Acta de Reunión OAP -07 del 3 de abril de 2019, el cual se presenta a continuación:
FORMULACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
OBLIGATORIEDAD
De conformidad con la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000], el Decreto - "Obligatoriedad del programa de gestión documental"; la Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional r el Instituto Nacional de Vías procede a reformular su Programa de Gestión Documental de fecha 28/11/2014, el cual se encuentra publicado en la pagina Web de la entidad y considerando que con posterioridad a su publicación se ha promulgado nueva normat'rvidad, se hace necesaria la revisión y actualización del Programa de Gestión documental.
QUE ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad,, tales como Planeaciónr Producción, Gestión y Tramite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos:. Preservación a largo plazo y Valoración.
En complemento de lo anterior y conforme a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, Artículo
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-E-5-4.1. '"Concepto de Programa de Gestión Documental. En desarrollo de la ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o elimi nación.^
OBJETIVO
Servir de instrumento archivístico de planificación para el Instituto, que permita administrar su documentación con políticas institucionales, que contemple todo el cido vital de los documentos desde que los documentos se producen hasta su disposición final, respetando la organización bajo el esquema orgánico - funcional, armonizando los procesos de gestión documental con el sistema de Gestión de la entidad.
Con la revisión del Programa de Gestión Documental, el Instituto Nacional de Vías efectúa seguimiento a la implementadón de las directrices en él contenidas.
BENEFICIOS DEL PGD PARA EL INSTITUTO
Con la adopción, implevitación y actualización del Programa de Gestión Documental el Instituto le apuesta a facilitar el acceso a la información y al control de la gestión documental, orientando a los responsables y participes, acerca de las acciones con las cuales se pretende:
• Reflejar las actuaciones transparentes del Instituto.
• Dar cumplimiento a la Política de Gobierno de ser una Entidad ágil y Eficiente.
• Servir de testimonio mediante la conservación de documentos que evidencien la historia de la construcción de la infraestructura vial, férrea,fluvial y marítima de Colombia.
• Que el Instituto cumplía con las disposiciones legales en materia de gestión documental.
• Diseñar e implementar los procesos archivísticos.
PRE - REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD
Como Pre - Requisitos técnicos con los que cuenta el Instituto- son:
• Manuales de procesos y procedim ientos
• Compilación deformas o formatos regulados
• Manual de fundones
• Ta bias de Retención Documental - TRD
• Cuadro de Clasificación Documental - CCD
• Grupo de archivo Grupo de Administración Documental)
• Grupo de corres pión de nci a (Grupo de Atención al -Ciudadano).
• Comité Institucional de Gestión y Desempeño
• Resoluciones expedidas por la entidad en materia de gestión documental.
DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL LA PROBLEMÁTICA
La entidad gracias al trabajo adelantado en materia de gestión documental ha venido diseñando e imp Ementando las directrices enunciadas en el Decreto 1030 de 2015, sin embargo el trabajo es permanente y gracias a las revisiones efectuadas son observables los aspectos de la gestión documental que es necesario abordar.
DIAGNOSTICO CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Para el diagnóstico se utilizó la metodología del Cuadro de Mando Integral con el fin de efectuaron análisis al Programa de Gestión Documental, en el que se desarrolló una matriz DOFA, y se efectuó la revisión de los objetivos que se habían propuesto en el PGD de 2014,su avance y los productos a desarrolla r a corto, media no y largo plazo; bajo cuatro perspectivas, fina nciera. Clientes, Procesos internos y. Aprendizaje y crecimiento.
Cuadro de Mando Integra I Anexo No 2.
RIESGOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
La gestión documental está expuesta a riesgos humanos que afectan el correcto manejo y custodia de la información y documentación de la entidad; en la primera versión del programa de gestión documental se contempló el riesgo de "NO GARANTIZAR LA INTEGFtALIDAD DE LOS EXPEDIENTES DE LAS -SERIES DOCUMENTALES', riesgo que se encontraba formulado en el mapa de riesgos de la entidad para la vigencia 2D14 y 2015 y sobre el cual se adelantaron acciones de mejoramiento en aras de su mitigación y en respuesta a las observaciones efectuadas por entes de ulhUioI que fueron ricluidas en el Plan de mejoramiento institucional.
A efecto de mitigar este riesgo se emprendieron las siguientes acciones:
• Centralización del archivo de gestión de contratos.
• Diseño y formalización del formato de Control de los Expedientes Documentales (Formato — ABIEN5—FR-B} Disponible en KAWAK-.
Para la vigencia 20LE se identificó un riesgo asociado a la Gestión documental "MANEJO INADECUADO DE LA INFORMACION EN BENEFICIO PARTICULAR O DE TERCEROS" el cual se encuentra incorporado en el Plan Anrioorrupción y Atención al Ciudadano, publicado en la página web del INVIAS y cuya matriz se presenta en el Anexo No 3.
Las medidas adoptadas para la mitigación de este riesgo y sobre las cuales se continúa trabajando de manera constante son:
• Sensibilización del personal con respecto al manejo y cuidado de la documentación.
• Controles para el préstamo de expedientes.
ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PGD
Para el cumplimiento del Programa de Gestión Documental se establecen las siguientes actividades de implementation:
ELABORACIÓN
En el Instituto La Secretaria General a través del Grupo de Administración Documental de la Subdirección Administrativa será el responsable de formular y actualizar el Programa de Gestión
Documental, así como de su implementación, seguimiento y actualización; para su aprobación será presentado ante el Comité I nstitucional de Gestión y Desempeño.
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