Resolución número 004615 de 2019, por medio de la cual se aprueba y adopta la Política Institucional de Gestión Documental del Instituto Nacional de Vías - 4 de Septiembre de 2019 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 811308365

Resolución número 004615 de 2019, por medio de la cual se aprueba y adopta la Política Institucional de Gestión Documental del Instituto Nacional de Vías

EmisorEstablecimientos Públicos - Instituto Nacional de Vías
Número de Boletín51066

El Director General, en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 7.18 del artículo 7º del Decreto 2618 del 20 de noviembre de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene la función de "Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos".

Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 5º. Literal f) señala "el Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos".

Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley están a cargo del Instituto Nacional de Vías, así como el seguimiento de las políticas impartidas por el sector, se hace necesario dar cumplimiento a los preceptos establecidos en la Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", con el fin de disponer documentos de información útil, veraz y oportuna, para la verificación de la gestión de las mismas.

Que el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015- Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, establece que "Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes:

  1. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.

  2. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.

  3. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.

  4. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.

  5. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información".

Que conforme a lo anterior la Secretaría General a través de la Subdirección Administrativa, formuló la siguiente Política Institucional de Gestión Documental del Instituto Nacional de Vías:

I. OBJETIVO

Establecer y articular de manera transversal en el Instituto Nacional de Vías, las directrices de la gestión documental como parte de las políticas del desarrollo administrativo de la entidad y conforme con lo dispuesto por la Ley 594 de 2000 y de manera particular en el Decreto 1080 de 2015 en su Título II, artículo 2.8.2.5.6, el Decreto

1499 de 2017 MIPG y el Decreto 612 de 2018.

II. COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. MARCO CONCEPTUAL

El Instituto Nacional de Vías creado mediante el Decreto 2171 del 30 de diciembre de 1992 inició labores desde el primero de enero de 1994 como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Transporte. Su Misión es la de ejecutar políticas, estrategias, planes, programas y proyectos de infraestructura de la Red Vial carretera, férrea, fluvial y marítima, de acuerdo con los lineamientos dados por el Gobierno nacional.

En desarrollo de su...

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