Resolución número 010171 de 2018, por la cual se adopta el Reglamento Interno Administración Documental y de Correspondencia de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia Nacional de Salud |
| Número de Boletín | 50744 |
El Superintendente Nacional de Salud, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 1 artículo 7º del Decreto número 2463, el Título II del Decreto Único Reglamentario número 1080 de 2015, el Decreto número 1542 de 2018, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Ley 80 de 1989 se creó el Archivo General de la Nación como el Establecimiento Público encargado entre otros aspectos de expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la nación, a través de Acuerdos expedidos por la Junta Directiva;
Que mediante Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" se establecieron las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, sobre la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación, y disposición final de los documentos de conformidad con el Proceso Administración de la Gestión Documental;
Que la citada ley establece la responsabilidad de la administración pública en la gestión de los documentos y en la administración de sus archivos, al igual que obliga a los funcionarios públicos a cuyo cargo se encuentren los archivos de las entidades públicas, a velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, advirtiendo su responsabilidad en la organización y conservación;
Que con el establecimiento de la organización archivística al interior de la Superintendencia Nacional de Salud se permitirá dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1712 de 2014, los Decretos Únicos Reglamentarios números 1080, 1081 y 1083 de 2015, del sector Presidencia de la República garantizando el acceso a la información pública, facilitando la oportuna atención administrativa;
Que en concordancia con lo anterior, y en virtud a lo dispuesto en el Título II (Patrimonio Archivístico) del Decreto Único Reglamentario número 1080 de 2015, se reglamentará el proceso del ciclo vital del documento proceso de gestión documental, estableciendo directrices en los procesos técnicos de conservación, accesibilidad y disposición documental para mejorar la gestión administrativa dirigida a satisfacer las necesidades de información y fijar lineamientos relacionados con el programa documento electrónico, requisitos del documento electrónico, entre otros; así como la asignación y estandarización de los Códigos y Siglas a las dependencias establecidas en el Decreto número 2462 de 2013; con el fin de preparar y tramitar la correspondencia, diligenciar formularios, elaborar informes, documentos, trabajos, estudios e investigaciones y llevar organizado el archivo de los documentos (físicos, digitales o electrónicos) en cada una de las dependencias de la entidad;
Que como resultado de lo anterior, se hace necesario adoptar un reglamento interno que establezca políticas y pautas generales para el manejo de los documentos que administra la entidad, regulando, entre otros, el proceso del ciclo vital del documento y la responsabilidad del servidor público en el manejo de los archivos, mediante la adopción de directrices generales al interior de la entidad que promuevan la adecuada prestación de los servicios archivísticos, en aras de lograr mayor eficiencia y efectividad en los procesos institucionales;
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DIRECTRICES GENERALES CAPÍTULO 1
Aspectos Generales
La presente resolución tiene por objeto adoptar un reglamento interno que establezca políticas y pautas generales para el manejo de los documentos que administra la entidad, regulando, entre otros, el proceso del ciclo vital del documento y la responsabilidad del servidor público en el manejo de los archivos, entre otros.
Las directrices generales previstas en el presente título tienen como finalidad sintetizar en un solo acto administrativo las instrucciones generales en el manejo de los documentos, archivos de gestión y el archivo central al interior de la entidad.
El presente título aplica a los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud, en especial aquellos que en ejercicio de sus funciones administrativas y de competencia funcional tienen responsabilidad específica en materia de archivo, correspondencia y que intervienen en el ciclo vital de vida del documento.
Con fundamento en los conceptos plasmados en los procedimientos internos de la entidad, el Acuerdo número 027 de 2006 del Archivo General de la Nación, "por el cual modifica el Acuerdo número 07 de 1994, Reglamento General de Archivos", para efectos del presente Reglamento y con el fin de obtener unidad en la definición de criterios y alcance de los términos generales más usuales en materia de archivos, se adopta el siguiente glosario:
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Administración de Archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
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Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
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Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
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Archivo de Gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
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Comunicaciones Oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Superintendencia Nacional de Salud, independientemente del soporte y medio utilizado.
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Correspondencia Personal. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, las cuales, no generan trámites para la Superintendencia Nacional de Salud.
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Documento Electrónico de Archivo. Es el registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; siendo producida por una persona o entidad en razón de sus actividades, por lo cual deberá ser tratada conforme a los principios y procesos.
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Mensaje de Datos. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico o el telegrama.
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Documento de Apoyo. Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, por lo tanto, no se transfieren al Archivo Central para su custodia, el jefe de oficina los destruye (Acuerdo número 042 de 2002, AGN).
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Documento de Archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que los producen como resultado de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren como producto de su trámite una serie de valores que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad que los generó.
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Documento Electrónico de Archivo. Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
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Documento Original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
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Documento Activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
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Documento Histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
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Documento Inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
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Documento Oficial. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
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Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
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Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
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Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
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Folio. Corresponde a una hoja.
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Gestión de Archivos. (Véase Administración de Archivos).
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Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la...
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