Resolución número 02698 de 2019, por la cual se adopta el procedimiento y los lineamientos archivísticos técnicos que deben seguirse para la reconstrucción de expedientes y/o documentos en la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas |
| Número de Boletín | 51170 |
El Director General de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 594 de 2000, el artículo 7º del Decreto 4802 de 2011, la Ley 1448 de 2011, el Acuerdo 07 de 2014, emitido por el Archivo General de la Nación, y el Decreto 1084 de 2015, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1448 de 2011, en su artículo 166, creó la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas (UARIV) como una unidad administrativa especial con personería jurídica y autonomía administrativa y patrimonial, adscrita por el Decreto 4157 de 2011, al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Que el Decreto número 4802 de 2011 por el cual se establece la estructura de la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas en su artículo 7º, numeral 2, asigna a la Dirección General de la Unidad, entre otras funciones la de "Definir los lineamientos y dirigir el proceso de implementación de la Política Nacional de Atención, Asistencia y Reparación Integral a las Víctimas que permita el goce efectivo de sus derechos y adoptar los protocolos que se requieran para el efecto".
Que para el Estado resulta imperativo crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos, la normatividad archivística, de conformidad con lo previsto en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000.
Que es responsabilidad de los funcionarios la gestión de documentos, la administración de los archivos, así como velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad de la información de los documentos de archivo, su organización y conservación, y en consecuencia de la prestación de los servicios archivísticos.
Que el artículo 34 de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) le otorgó al Archivo General de la Nación la competencia para establecer los criterios y normas técnicas y jurídicas necesarias para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, razón por la cual, este expidió el Acuerdo 07 de 2014, "Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones".
Que en virtud de lo previsto en el artículo 1º del Acuerdo 07 de 2014, la normativa allí contenida es aplicable a "todas las Entidades del Estado en sus diferentes niveles: nacional, departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000".
Que la Corte Constitucional refiriéndose a la reconstrucción de expedientes, en la Sentencia T-256 de 2007 determinó que: "Es parte esencial de todo proceso o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Es posible que por circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue a extraviarse. Frente a tal inconveniente, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el Código de Procedimiento Civil, artículo 133... Si bien este artículo se refiere a la reconstrucción de expedientes dentro de un proceso judicial, la Corte Constitucional lo ha tenido en cuenta en eventos donde ha sido necesaria la reconstrucción de expedientes ante autoridades administrativas".
Que, mediante Sentencia T-753 de 2012, la misma Corporación señaló que: "...cuando un documento se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la administración y por circunstancias adversas desaparece impidiéndose su acceso, asiste la obligación de ordenar de manera ágil su reconstrucción para alivianar la carga impuesta por la administración, ya que de no ser así se afectaría directamente el derecho fundamental al debido proceso administrativo poniendo en riesgo el acceso oportuno a la administración de justicia".
Que, en el mismo sentido, en Sentencia T-167 de 2013, la Corte Constitucional manifestó que "... ante la pérdida o destrucción de documentos públicos, se genera para el Estado la obligación de iniciar inmediatamente el trámite de reconstrucción, no siendo dicha pérdida oponible a la ciudadanía, ya que existe en el ordenamiento jurídico el mecanismo para efectuar su recuperación".
Que mediante proveído T-605 de 2014, la misma corporación reiteró las reglas jurisprudenciales frente al punto concreto de la reconstrucción de expedientes, al precisar que "Cuando los archivos de una entidad hayan desaparecido por causas ajenas a la misma administración, y la información allí depositada sea necesaria para tomar una decisión de fondo respecto de un proceso judicial o administrativo, esta Corte ha establecido la obligación de que dicha información sea reconstruida" y sobre el mismo tópico, en la Sentencia T-207A/18, teniendo en cuenta la vigencia del Código General del Proceso dispuso: "En todo proceso o actuación administrativa debe existir un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo; sin embargo, es posible que por diferentes circunstancias el expediente o parte del mismo se extravíe. Para dar solución a esta situación, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el Código General del Proceso, artículo 126".
Que, por lo anterior, la entidad requiere establecer los lineamientos técnicos archivísticos de reconstrucción de expedientes para que los...
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