Resolución número 0414 de 2017, por la cual se designa un oficial de gestión documental
| Emisor | Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio |
| Número de Boletín | 50284 |
El Secretario General del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, el artículo 25 del Decreto 3571 de 2011, el artículo 2.8.2.5.4 del Decreto 1080 de 2015, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, regula la función archivística del Estado, definiéndola como aquellas actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. La función archivística del Estado en el contexto colombiano se desarrolla a partir de la actividad que adelantan el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de la Nación.
Que el Sistema Nacional de Archivos, es coordinado y orientado por el Archivo General de la Nación, y operado bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. Los integrantes del Sistema tienen a su cargo la adopción, articulación y difusión de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos determine el Archivo General de la Nación. El Sistema se encuentra integrado por el Archivo General de la Nación y los archivos de las entidades del Estado.
Que la función archivística del Estado requiere de la determinación, dirección y orientación de un ente especializado para que sea adelantada adecuadamente por todos los sujetos obligados a realizar las tareas archivísticas dentro de la estructura estatal.
Que el artículo 2.8.2.5.3 del Decreto 1080 de 2015, establece la responsabilidad de la gestión de documentos, señalándola como aquella gestión de documentos que "está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas; aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones".
Que el artículo 2.8.2.5.4 del Decreto 1080 de 2015, define la Coordinación de la gestión documental, como aquel "proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad".
Que el Decreto-ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4º y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública.
Que el artículo 16 de la Ley 594...
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