Resolución número 7366 de 2020, por la cual se fija manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Transporte - 4 de Agosto de 2020 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 847267247

Resolución número 7366 de 2020, por la cual se fija manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Transporte

EmisorSuperintendencias - Superintendencia de Transporte
Número de Boletín51396

El Superintendente de Transporte, en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, las previstas en Decreto 591 del 22 de abril de 2020.

I. CONSIDERANDO:

  1. Que de conformidad con los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, en concordancia con la Ley 87 de 1993, es deber de las entidades, establecer los mecanismos, procedimientos y requisitos para legalizar lo relacionado con la administración y control de sus bienes, inventarios y almacén, expidiendo su propio manual de manejo de activos fijos, proceso de inventarios, administración y operatividad del almacén.

  2. Que, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2409 y 2410 de 2018, es función del Superintendente de Transporte expedir los actos administrativos que como jefe del organismo le corresponde, conforme lo establecen las disposiciones legales, así como los reglamentos e instrucciones internas que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la Entidad.

  3. Que, los numerales 4, 5, 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, preceptúan los deberes de todo servidor público, para la vigilancia y salvaguarda de los intereses del Estado en cuanto a la conservación de todos aquellos documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración.

  4. Que, de conformidad con las disposiciones vigentes de la Contaduría General de la Nación en el proceso de organización contable, se hace necesario establecer procedimientos para el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Entidad.

  5. Que, se hace necesario e indispensable proporcional a los Servidores Públicos de la Superintendencia de Transporte, responsables del manejo, la administración y custodia de los bienes de propiedad de la entidad, una herramienta jurídica que les permita desempeñar su labor de manera inequívoca, ordenada y ajustada a la legalidad.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º Adoptar el siguiente manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Transporte, así:

II. OBJETIVO

OBJETIVO GENERAL

Establecer un manual general para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la entidad, con el propósito de unificar criterios en el manejo de los bienes de la ST y disponer de un instrumento de consulta permanente, dirigido a los servidores públicos de la Entidad y en especial a los responsables de la administración, registro, manejo y control de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Transporte.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

· Establecer la organización de los bienes de la ST.

· Verificar la cantidad de bienes en existencia con el fin de implementar políticas de logística.

· Definir conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros del manejo y control de bienes de la entidad.

· Unificar procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento entrega, uso y control de bienes de la ST.

· Establecer los parámetros para dar de baja los elementos inservibles, deteriorados, obsoletos y los que han sido hurtados.

· Facilitar la verificación al área administrativa y a los entes de control de los inventarios y el estado de los bienes.

· Fortalecer el sistema de control interno en el manejo de los bienes de la ST.

III. ALCANCE

Los lincamientos contables planteados en el presente Manual son de obligatorio cumplimiento para los funcionarios que tengan relación con el manejo y control de los bienes de la Superintendencia de Transporte. Por su parte, los lineamentos administrativos, son referentes en los procesos y procedimientos que se desarrollen al interior de la ST.

La actualización, está a cargo de la Dirección Administrativa y se efectuará cuando la Contaduría General de la Nación (CGN) realice una modificación al Marco Normativo Contable aplicable a Entidades de Gobierno, que afecte las directrices sobre lo consignado en este Manual, o en los casos puntuales, cuando a juicio de la ST se produzca un cambio en las Políticas Contables que generen una representación más fiel y relevante de la información contable.

IV. MARCO NORMATIVO

Ley 42 de 1993 "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen."

Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública."

Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones."

Ley 610 de 2000 "Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías."

Ley 734 de 2002 "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único."

Ley 951 de 2005 "Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión."

Ley 1314 de 2009 "Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento" y los decretos reglamentarios."

Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control en la Gestión Pública."

Ley 1952 de 2019 "Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario."

Decreto 2409 de 2018, articulo 25 "Por el cual se modifica y renueva la estructura de la Superintendencia de Transporte y se dictan otras disposiciones"

1. CONCEPTOS BÁSICOS

1.1 Definición y finalidad de los Bienes

Para efectos del presente Manual, los bienes se definen como los elementos tangibles e intangibles de propiedad o recibidos para el uso de la Superintendencia de Transporte, cuya finalidad es el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento del cometido estatal, los cuales se administran, controlan y reconocen de acuerdo con las políticas o lineamientos establecidos por el Área de Gestión de Bienes, y con lo indicado en el Marco Normativo Contable y el Catálogo General de Cuentas, emitidos por la Contaduría General de la Nación.

1.2 Origen de los Bienes

Los bienes de propiedad de la ST, son producto de diferentes sucesos, ya sea por medio de alguna forma de adquisición, una transacción de intercambio, un desarrollo interno o producto de transacciones sin contraprestación, formas que se originan en la ley, en los negocios jurídicos y en los actos administrativos o hechos que los generen; es decir, nacen como consecuencia de operaciones que suponen incrementos de los pasivos, el patrimonio o la realización de los ingresos.

1.3 Clasificación de los Bienes

Para la clasificación de los bienes al interior de la ST, se tiene en cuenta si los mismos cumplen con las características que implican la incorporación de un activo, la intención, el control1 y la materialidad por cuantía2 o por naturaleza3, y de esta forma reconocerlos como Inventarios, Propiedades, Planta y Equipo u Otros Activos, de igual manera, existen bienes

1 Para la incorporación de los bienes, no basta con tener la titularidad jurídica de los mismos, se requiere evaluar el control que se tengan sobre los mismos, analizando a juicio profesional, entre otros, los siguientes aspectos: a) Decidir el propósito para el cual se destina o utiliza el bien; b) Usar o beneficiarse del bien para conseguir sus objetivos en cumplimiento de su cometido estatal; c) Permitir el acceso al bien o dar la competencia a un tercero para negar o restringir su uso; d) Tener derechos sobre el bien, es decir, poder hacer exigencia del bien o de los recursos que se deriven del mismo; e) Obtener sustancialmente el potencial de servicio o los beneficios económicos futuros del bien, por un periodo sustancial de su vida económica; f) Estipular las condiciones sobre el uso del bien cuando lo entrega a un tercero de forma que se garantice su destinación para propósitos específicos; g) Asumir los riesgos asociados al bien por un periodo sustancial de su vida económica; h) Convertir el bien en efectivo a través de su disposición (venta).

2 Definida en la Política Contable.

3 Materialidad por naturaleza de acuerdo con la Política de materialidad. que se consumen con su uso y bienes que por situaciones o circunstancias administrativas son registrados en cuentas de orden deudoras o acreedoras.

En consecuencia, si el consumo del bien es menor de un año o no cumple con el criterio de materialidad establecido, se registra directamente como costo o como gasto según corresponda; en tanto que, si se excede el año, cumple los parámetros de materialidad y de los mismos se espera potencial de servicio o beneficios económicos futuros, para posteriormente depreciarlos durante el periodo de vida útil estimado, en desarrollo de las funciones de cometido estatal, son parte de los activos de la ST.

1.3.1. Clasificación de los Bienes Administrativamente

Administrativamente los bienes se clasifican en: bienes de consumo y bienes devolutivos, que pueden ser de mayor y de menor cuantía.

1.3.1.1. Bienes de Consumo

Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparece como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes. Es de aclarar, que muchos de los bienes de consumo no se agotan con el primer uso que se hace de ellos, pero una definición más apropiada podría señalar que la condición de perdurabilidad es esencial para reconocerlos, pues todo bien que se agote relativamente...

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