Resolución número 9709 de 2017, por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores - 11 de Diciembre de 2017 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 698965053

Resolución número 9709 de 2017, por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores

Emisor:Ministerio de Relaciones Exteriores
 
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La Ministra de Relaciones Exteriores, en ejercicio de las facultades constitucionales conferidas por los artículos 208 a 211 y las facultades legales, especialmente las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, el numeral 14 del artículo del Decreto 869 de 2016, demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que según lo dispone el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los representantes legales de las entidades públicas podrán crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo.

Que conforme a lo dispuesto en el inciso tercero del precitado artículo, en el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 7º numeral 14 del Decreto 869 de 2016, corresponde al Ministro de Relaciones Exteriores crear, organizar y reglamentar, mediante resolución los grupos internos de trabajo, con el fin de desarrollar los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos del Ministerio.

Que mediante Resolución 8660 del 27 de diciembre de 2016, se crearon los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Que acorde con la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, es necesario actualizar, consolidar y modificar su estructura interna, teniendo en cuenta las nuevas funciones, retos de la política exterior, objetivos estratégicos, programas y proyectos, incluidos en la Resolución 8660 del 27 de diciembre de 2016.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE: CAPÍTULO 1 Grupos Internos de Trabajo

Artículo 1º Crear los siguientes Grupos Internos de Trabajo:

CAPÍTULO 2 Funciones de los Grupos Internos de Trabajo Artículos 2 a 81
SECCIÓN 1 Artículos 2 a 6

DESPACHO DEL MINISTRO

Artículo 2º Grupo interno de trabajo de jefatura de gabinete.

Corresponde al Grupo Interno de Trabajo de Jefatura de Gabinete, adscrito al Despacho del Ministro, ejercer las siguientes funciones:

  1. Planear, organizar, ejecutar y controlar el desarrollo de las actividades del Despacho, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministro.

  2. Aportar elementos de juicio en la toma de decisiones relacionadas con la adopción, ejecución y control de los programas del Despacho del Ministro.

  3. Organizar y coordinar la agenda del Ministro, con todas las áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores, entidades públicas, organismos internacionales y misiones diplomáticas acreditadas en el país.

  4. Coordinar con la Jefatura de Gabinete y la Secretaría Privada, los arreglos logísticos que se requieran para el desarrollo de las actividades del Ministro.

  5. Preparar y presentar documentos y discursos solicitados por el Ministro.

  6. Preparar para la firma del Ministro lo que este solicite.

  7. Revisar toda la documentación que debe someterse a la firma del Ministro, verificando que estas se encuentren correctamente diligenciadas en cuanto a forma y redacción, y respaldo financiero cuando sea necesario.

  8. Tramitar toda la documentación que se reciba en el Despacho.

  9. Coordinar con el Grupo de Comunicaciones Interna y Externa, las actividades del Ministro para su respectiva divulgación y cubrimiento.

  10. Trabajar conjuntamente con los responsables de las citaciones en el Congreso de la República, todo lo relacionado con estas.

  11. Facilitar la comunicación y relación con los demás funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y con los visitantes y usuarios en general de la Entidad.

  12. Mantener actualizada y sistematizada la documentación relativa a los asuntos relacionados con el grupo de trabajo y velar por su correcto archivo y conservación.

  13. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza sean afines con las descritas anteriormente.

Artículo 3º Grupo interno de trabajo de prensa y comunicación corporativa.

Corresponde al Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación Corporativa, adscrito al Despacho del Ministro, ejercer las siguientes funciones:

  1. Establecer conjuntamente con el Ministro y el Jefe de Gabinete los lineamientos de la estrategia de comunicación e información del Sector de Relaciones Exteriores.

  2. Asesorar a las dependencias y entidades adscritas al Ministerio de Relaciones Exteriores en la implementación y la ejecución de estrategias de comunicación y/o diseño de piezas comunicativas.

  3. Impartir las directrices de identidad visual y uso de la imagen para el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio, establecidas por la Presidencia de la República.

  4. Procesar la información generada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y divulgarla a través de los canales de comunicación de la entidad bajo la orientación del director de cada dependencia.

  5. Elaborar productos comunicativos para dar a conocer la gestión del Ministerio a través de los diferentes canales de comunicación de la entidad, bajo la orientación del director de cada dependencia.

  6. Informar, según corresponda, al Ministro, a los directivos y/o jefes de misión sobre hechos noticiosos relevantes de última hora.

  7. Garantizar que diariamente los embajadores, jefes de misión, cónsules y directivos tengan acceso a los monitoreos de prensa con las noticias relevantes que registran los medios de comunicación.

  8. Revisar productos informativos remitidos por las misiones de Colombia en el exterior para garantizar que cumplan con los requerimientos de imagen y lineamientos de comunicación del sector.

  9. Organizar y coordinar eventos periodísticos que permitan dar a conocer la gestión del Ministro de Relaciones Exteriores y Fondo Rotatorio.

  10. Atender los requerimientos de los medios de comunicación y darles respuesta, según las instrucciones de el/la Ministro/a, y en el marco de los plazos de la ley y las resoluciones internas establecidas para ello.

  11. Apoyar cuando se requiera, con registro audiovisual 7/0 periodístico, las actividades del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

  12. Publicar y administrar los contenidos de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores y de las misiones diplomáticas de Colombia acreditadas en el exterior. La actualización y la veracidad de la información es responsabilidad de cada jefe de dependencia o misión.

  13. Administrar la intranet del Ministerio de Relaciones Exteriores, publicando la información enviada por las dependencias y apoyar con la redacción de textos en los casos que así se requiera.

  14. Trabajar en conjunto con las diferentes dependencias para cumplir con los lincamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea.

  15. Apoyar a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional en la divulgación de la estrategia de rendición de cuentas del Ministerio de Relaciones Exteriores, su Fondo Rotatorio y sus entidades adscritas.

  16. Publicar los contenidos temáticos del Sector de Relaciones Exteriores en las redes sociales oficiales. La atención y respuesta a los usuarios dependerá del Centro Integral de Atención al Ciudadano (CIAC).

  17. Participar en la definición, ejecución y seguimiento de políticas, planes y programas relacionados con los temas de su competencia.

  18. Presentar los informes que sean requeridos por el Ministro, los organismos de control y demás entidades, relacionados con las funciones asignadas al Grupo Interno de Trabajo.

  19. Mantener actualizada la documentación del grupo de trabajo y velar por su archivo y conservación.

  20. Gestionar las autorizaciones con quien corresponda en el equipo directivo, para que funcionarios o representantes de misiones respondan a los requerimientos de los medios de comunicación.

  21. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza sean afines con las descritas anteriormente. Todas las acciones realizadas por el grupo estarán enmarcadas bajo las actividades permitidas en cada uno de los procedimientos de la oficina.

Artículo 4º Grupo interno de trabajo de control interno de gestión.

Corresponde al Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión, adscrito al Despacho del Ministro, ejercer las siguientes funciones:

  1. Asesorar al Ministro en la formulación, aplicación, administración y evaluación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y recomendar los correctivos que sean necesarios.

  2. Diseñar los planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación del Sistema de Control Interno de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores.

  3. Verificar que los controles implementados por los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

  4. Evaluar el control interno aplicado en las dependencias, programas y planes del Ministerio de Relaciones Exteriores para medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los controles establecidos, asegurar la continuidad del proceso administrativo y formular las recomendaciones y correctivos necesarios para garantizar el cumplimiento de los objetivos misionales.

  5. Coordinar el desarrollo de programas de auditoría a los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y formular las observaciones y recomendaciones pertinentes.

  6. Asesorar y apoyar a las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores en el diseño y...

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