Resolución número 9832 de 2018, por la cual se reglamenta la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior y se deroga la Resolución número 6356 de 2018 - 27 de Noviembre de 2018 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 747958657

Resolución número 9832 de 2018, por la cual se reglamenta la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior y se deroga la Resolución número 6356 de 2018

Emisor:Ministerio de Relaciones Exteriores
 
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La Viceministra de Asuntos Multilaterales Encargada de las Funciones del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en particular las conferidas por el numeral 3 del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, el numeral 17 del artículo del Decreto número 869 de 2016, y el artículo 4º del Decreto número 2109 del 14 de noviembre de 2018,

CONSIDERANDO:

Que artículo 2º del Decreto número 20 de 1992, por el cual se determina la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se asignan sus funciones" establece las funciones del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, dentro de las cuales está la de proveer los recursos para la consecución de los bienes y servicios, que garanticen el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto número 1082 de 2015 "Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional", Capítulo 2 Disposiciones Especiales del Sistema de Compras y Contratación Pública, Sección 4 Aplicación de Acuerdos Comerciales, Incentivos, Contratación en el Exterior y con Organismos de Cooperación Subsección 3, "Contratos Ejecutados Fuera del Territorio Nacional", artículo 2.2.1.2.4.3.1., es necesario que los procesos de contratación adelantados por las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior puedan acogerse a la normatividad del país receptor.

Que de acuerdo con lo señalado en los artículos 6º del Decreto número 3357 de 2009 y en el artículo 8º del Decreto número 2348 de 2014, los servidores que perciban gastos de representación presentaran un informe que incluya las actividades de representación desarrollados; así mismo, al finalizar cada vigencia reintegrarán los saldos no ejecutados.

Que de conformidad con los artículos y de la Resolución número 5653 de 2018, por la cual se deroga la Resolución número 9708 de 5 de diciembre de 2017 y se delegan otras funciones", se faculta al Secretario General para la aprobación y firma de las resoluciones de asignación de partidas y al Director Administrativo y Financiero para ordenar el giro de las mismas.

Que de conformidad con el artículo 4º de la Resolución número 5653 de 2018, por la cual se deroga la Resolución número 9708 de 5 de diciembre de 2017 y se delegan otras funciones, se faculta a los Jefes de Misión Diplomática y Consular para ordenar el gasto, adelantar los procesos contractuales y supervisar contratos en representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Que todos los actos administrativos que afecten el presupuesto deberán contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo y Resolución de asignación, que garantice la existencia de apropiación para atender los gastos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible. El funcionario que lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen.

Que mediante Resolución número 7177 del 27 de agosto de 2018, se estableció un Comité de Inmuebles en el Exterior, con la finalidad de que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, puedan garantizar el uso eficiente y eficaz de los recursos asignados y dar aplicabilidad a las medidas de austeridad, en todo lo referente a gastos por concepto de adquisición, alquiler y adecuación de inmuebles.

Que se hace necesario derogar la Resolución número 6356 de 2018, con el fin de garantizar que la ejecución de los recursos en las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior se lleve a cabo de conformidad con los principios presupuestales dictados por la normatividad vigente.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I Planeación y asignación de partidas Artículos 1 a 3
Artículo 1º

Reglamentación. Reglaméntese la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior.

Artículo 2º

Planeación. La Dirección Administrativa y Financiera durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente y serán distribuidas de acuerdo con el Presupuesto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y conforme a las reducciones o modificaciones presupuestales que realice el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en los siguientes conceptos:

2.1 Sostenimiento de Embajadas y Consulados - Bienes

2.2 Sostenimiento de Embajadas y Consulados - Servicios

2.3 Arrendamientos Bienes Inmuebles

2.4 Arrendamientos Bienes Muebles

2.5 Otros Seguros - Exterior

2.6 Impuestos

2.7 Mejoramiento y Mantenimiento de la Infraestructura del Sector

2.8 Remuneración Servicios Técnicos

Los insumos producto de lo dispuesto en el presente artículo servirán para la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano solicitará a las Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente respecto de:

2.9 Labores de Protección a Connacionales en el Exterior

2.10 Fortalecimiento de la Oferta Institucional para la Vinculación y Atención de los Colombianos en el Exterior Nacional

2.11 Fondo Especial para las Migraciones

2.12 Fortalecimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores para la Atención de las Víctimas en el Exterior Nacional

2.13 Implementación Ley 985 de 2005 sobre trata de Personas

La Dirección de Asuntos Culturales solicitará a las Misiones Diplomáticas de Colombia en el exterior, su programación anual de actividades culturales para la siguiente vigencia respecto de:

2.14 Plan promoción de Colombia en el Exterior

Artículo 3º

Asignación de Partidas. Las partidas se asignarán mediante resoluciones preparadas por la Dirección Administrativa y Financiera y firmadas por la Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores, o a quien se le delegue la Representación Legal del Fondo Rotatorio. La responsabilidad frente a la ejecución de las partidas asignadas recae únicamente en los Jefes de Misión Diplomática u Oficina Consular, los cuales están delegados por el Ministro de Relaciones Exteriores para tal fin.

CAPÍTULO II Artículos 4 a 24

Concepto del gasto

Artículo 4º

Registro de Gasto. Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior, efectuarán los gastos con cargo a las partidas asignadas y los registrarán en cada rubro presupuestal y afectarán el presupuesto teniendo en cuenta la prestación principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo al mismo rubro se cubrirán los demás gastos inherentes o accesorios.

Artículo 5º Rubros del Gasto. Los rubros del gasto son:

5.1 Sostenimiento de Embajadas y Consulados - Adquisición de Bienes

5.2 Sostenimiento de Embajadas y Consulados - Adquisición de Servicios

5.3 Gastos de Recepción

5.4 Arrendamientos Bienes Inmuebles

5.5 Arrendamientos Bienes Muebles

5.6 Otros Seguros

5.7 Impuestos

5.8 Equipos de Sistemas

5.9 Vehículos

5.10 Remuneración Servicios Técnicos

5.11 Honorarios

5.12 Labores de Protección a Connacionales en el Exterior

5.13 Plan Promoción de Colombia en el Exterior

5.14 Fortalecimiento de la Oferta Institucional para la Vinculación y Atención de los Colombianos en el Exterior Nacional

5.15 Mejoramiento y Mantenimiento de la Infraestructura del Sector

5.16 Adquisición de Sedes en el Exterior

5.17 Fondo Especial para las Migraciones

5.18 Fortalecimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores para la Atención de las Víctimas en el Exterior Nacional

5.19 Implementación Ley 985/05 Sobre Trata de Personas

Artículo 6º

Sostenimiento de Embajadas y Consulados. - Adquisición de Bienes. Son las erogaciones necesarias para el funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, este concepto se desagrega en los siguientes:

6.1 Compra de Equipo: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero que pueden inventariarse, por lo cual deben incluirse en el SISE las características de cada bien, tales como: equipo de comunicaciones y oficina, mobiliario y enseres, electrodomésticos, utensilios de cocina, mantelería y servilletas para actos protocolarios. La adquisición de estos bienes, debe contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera.

6.2 Materiales y Suministros: Adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungibles que no se deban inventariar y no sean objeto de devolución tales como:

6.2.1 Combustibles y Lubricantes: Adquisición de combustibles para funcionamiento de las sedes y para los vehículos oficiales de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o por los cuales sea legalmente responsable.

El Embajador debe fijar el tope del consumo mensual para los Consulados de cada país, con excepción de los Consulados Generales Centrales.

6.2.2 Insecticidas, Fungicidas y Otros Insumos Agrícolas: Compra de abono, tierra, regaderas, mangueras, rociadores, fertilizantes, semillas, materas, matas, fungicidas y pesticidas, elementos necesarios para arreglos de jardín, sal y cal para derretir la nieve.

6.2.3 Llantas y Accesorios: Adquisición de llantas, repuestos y accesorios para los vehículos oficiales o por los cuales sea legalmente responsable.

6.2.4 Medicamentos y Productos Farmacéuticos (Elementos para el botiquín): Desinfectantes, suero fisiológico, material de curación (gasas, tiritas, vendas, esparadrapo, tijeras), suero oral, jeringas, agujas, termómetro y los demás elementos que correspondan con la legislación médica de cada país.

6.2.5 Papelería y Útiles de Escritorio: Elementos de papelería, Tóner...

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