Resolución número rs 026 de 2015, por la cual se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas |
| Número de Boletín | 49498 |
El Director General, en uso de sus facultades legales, en especial, las que le confiere el artículo 9º del Decreto número 4801 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que el 10 de junio de 2011 se expidió la Ley 1448 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno.
Que el artículo 103 de la mencionada ley creó la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, como una entidad especializada de carácter temporal, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio independiente, con el fin de servir de órgano administrativo del Gobierno nacional para la restitución de tierras de los despojados.
Que para el adecuado funcionamiento de los servicios administrativos de la Unidad de Restitución, se hace necesario la constitución de cajas menores que permitan de manera ágil y eficiente solventar y cubrir los gastos generados con ocasión de la actuación administrativa de la Entidad.
Que mediante artículo 18 de la Ley 1593 de 2012 se establece que: "El Gobierno nacional regulará la constitución y funcionamiento de las cajas menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, y en las entidades nacionales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado con carácter no financiero, respecto de los recursos que le asigna la Nación".
Que el 20 de diciembre de 2012, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el Decreto número 2768 de 2012 por el cual se regula la Constitución y funcionamiento de cajas menores.
Que con el fin de cumplir con los objetivos y metas institucionales se adoptará un reglamento interno para el manejo y funcionamiento de las cajas menores, toda vez que se hace necesario establecer lineamientos específicos para el actuar de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.
Que en mérito de lo anterior,
RESUELVE:
Las cajas menores se crean para cada vigencia fiscal reguladas por el Decreto número 2768 de 2012, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, o el que haga sus veces.
Parágrafo 1º. La autorización de la constitución de una caja menor se da a partir de una Justificación Técnica y Económica que debe hacerse llegar al Coordinador (a) del Grupo de Gestión Económica y Financiera, por parte del Director, Coordinador u Ordenador de Gasto de la Oficina o Dirección Territorial que la requiera. Dicha justificación debe contener como mínimo lo siguiente:
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Justificación respecto de la necesidad que suplirá la caja menor;
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Detalle de los gastos que se cubrirán con la misma;
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Valor solicitado para la constitución de la caja menor, desagregado a nivel Subor-dinal, conforme con la Resolución número 069 de 2011, por la cual se establece el Plan de Cuentas para el SIIF o la que haga sus veces;
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Datos del funcionario que será responsable del manejo de la caja menor, (nombre, cédula y cargo);
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Adjuntar copia de la cédula de ciudadanía, resolución de posesión del responsable de la caja menor y el formato diligenciado de Creación de Usuario en el SIIF (Solamente para nuevos usuarios).
Es el funcionario responsable de la administración de la caja menor; se designa mediante resolución interna y es quien responderá por el correcto manejo y utilización de los recursos. Deberá estar incluido en la póliza de seguros a cargo de la Unidad como empleado de manejo.
Parágrafo 1º. El cuentadante deberá poseer conocimientos contables básicos y estar capacitado sobre el manejo y funcionamiento de las cajas menores, así como del módulo de Gestión Caja Menor del aplicativo SIIF.
Cuando el cuentadante haga uso de vacaciones, licencias o comisiones, el ordenador del gasto respectivo debe informar por lo menos con 1 mes de anticipación al Grupo de Gestión Económica y Financiera, dando a conocer el motivo y el periodo de ausencia del cuentadante, para que, mediante resolución suscrita por el Director General, se encargue a otro funcionario.
Parágrafo 1º. El funcionario encargado de la administración de la Caja Menor deberá estar afianzado en la póliza de manejo, solicitar capacitación y usuario para el aplicativo SIIF Módulo Gestión Caja Menor, anexando copia de la cédula de ciudadanía, de la resolución de posesión y diligenciar el formato de Creación de Usuario SIIF.
Parágrafo 2º. Para la ejecución del encargo se requiere de la entrega de los fondos y documentos soporte mediante arqueo, tanto al inicio como a la culminación del encargo. Dichos arqueos harán parte de los soportes de legalización de la caja menor. Se recomienda dejar una cantidad considerable de efectivo para la ejecución del encargo, pues no se realizará cambio de firmas ante la entidad financiera y es necesario contar con recursos disponibles para el cubrimiento de las necesidades.
Parágrafo 3º. El Equipo de Presupuesto registrará en el aplicativo SIIF, al nuevo cuentadante encargado del manejo de la caja menor teniendo como soporte, copia de la resolución de encargo y los anexos solicitados en el presente artículo; una vez culmine el encargo deberán registrar nuevamente al responsable de caja menor que figura en la resolución de constitución y realizar el trámite correspondiente para el cambio de la firma en la entidad bancaria respectiva de ser necesario.
Cuando el cuentadante deje de pertenecer a la Entidad o por otro motivo haya lugar a su reemplazo, el Ordenador del Gasto debe remitir comunicación por escrito al Grupo de Gestión Económica y Financiera, con la información del nuevo responsable de la caja menor, junto con los anexos solicitados en el parágrafo primero del artículo primero de la presente resolución. Se debe presentar de inmediato, una legalización con Solicitud de Reembolso de los soportes que a la fecha se encuentren sin legalizar y consignar en la cuenta corriente de la caja menor el valor del efectivo existente. No se debe hacer ningún movimiento con la caja menor hasta que el proceso de legalización y reembolso haya culminado.
Parágrafo 1º. El nuevo cuentadante, debe cumplir con el perfil definido en el artículo 2º de la presente resolución y recibir, del anterior cuentadante, por medio de acta, el saldo de la cuenta corriente (que debe...
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