Resolución rectoral 016
| Emisor | Entes Universitarios Autónomos - Universidad del Pacífico |
| Número de Boletín | 46400 |
El Rector de la Universidad del Pacífico en uso de sus atribuciones legales y,
CONSIDERANDO:
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Que el Consejo Superior de la Universidad del Pacífico expidió el Estatuto de Contratación de la institución a través del Acuerdo 015 de 2005;
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Que el artículo 33 del Estatuto en mención faculta al Rector para elaborar y adoptar mediante resolución el Manual de Procesos y Procedimientos para la Contratación;
En virtud de lo anterior,
RESUELVE:
Dada en Buenaventura, a 5 de julio de 2006.
Comuníquese y cúmplase.
El Rector,
Omar Barona Murillo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION EN LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO
El presente manual contiene el proceso y los procedimientos que permitirán alcanzar niveles óptimos de eficiencia y eficacia en materia de contratación en la Universidad del Pacífico, cuyos fundamentos de derecho sobre los cuales se desarrolla la actividad contractual, regida por el Estatuto de Contratación de la Universidad del Pacífico se entronizan de manera armónica y congruente entre sí.
Mediante su implementación se optimizarán los recursos con que se cuenten. En ese contexto el Manual adquiere un valor fundamental para la realización de las funciones y responsabilidades de cada uno de los servidores de la Universidad del Pacífico y de aquellas personas naturales o jurídicas involucradas en el proceso de contratación de la institución que en virtud de la Autonomía Universitaria se rige por el derecho privado y sus efectos sometidos a las normas civiles y comerciales.
OBJETIVO GENERAL
Unificar criterios en materia de contratación en la Universidad del Pacífico, de tal manera que estos se realicen a través de procedimientos claros de selección, publicidad, buena fe, transparencia, responsabilidad, celeridad, racionalidad, respeto por lo público y por el consentimiento mutuo, teniendo en cuenta además que en la Universidad del Pacífico la contratación es directa de libre adjudicación y por invitación pública cuando supere los 350 smlmv.
Consideraciones previas
Para efectos del presente estatuto se denomina contrato al concurso real de voluntades de dos o más personas encaminado a la creación de obligaciones. Esta fuente es pues un acto jurídico típico y caracterizado, puesto que sus efectos se producen en razón de la voluntad de sus agentes.
Se distinguen en cada contrato cosas que son de su esencia, las que son de su naturaleza y las puramente accidentales (artículos 1501 CC). Son de su esencia aquellos casos sin los cuales no produce efecto alguno o degeneran en otro contrato diferente; son de su naturaleza los que no siendo esenciales en él, se entienden pertenecerle, sin necesidad de una cláusula especial; y son accidentales aquellos que ni esencial ni naturalmente le pertenecen y que se le agregan por medio de cláusulas especiales o diversas.
Los contratos que se suscriban en la Universidad del Pacífico requerirán para constituirse en obligaciones de: 1) Capacidad en las partes de cada relación, esto es, que sea legalmente capaz; 2) Que consienta en derecho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio; 3) Que recaiga sobre objeto lícito; 4) Que tenga causa lícita.
Parágrafo. Cuando los acuerdos de voluntad simplemente enmarcan meras intencionalidades, o compromisos que no contengan obligaciones de dar, hacer o no hacer, estaremos en presencia de convenios, los que se desarrollarán para su ejecución a través de los contratos que se lleguen a suscribir en el marco de los anteriores.
Tanto el contrato como el convenio deberán sujetarse a las reglamentaciones civiles y comerciales existentes, según su naturaleza.
El representante legal de la Universidad del Pacífico será quien actúe en su representación en la relación contractual entre esta y los particulares o a la misma administración pública.
Los fines de la contratación en la Universidad del Pacifico serán el cumplimiento de los fines institucionales consagradas en la Constitución Política, las leyes, el Plan de Desarrollo, los planes de acción y los respectivos presupuestos, así como la continua y eficiente prestación del servicio público de la educación superior y la efectividad de los intereses administrados y la observancia de los principios consagrados en el artículo 2° del Estatuto de Contratación de la Universidad del Pacífico.
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La elaboración de la minuta técnica de los contratos que suscriba la Universidad del Pacífico le corresponderá a la Dirección Administrativa, de acuerdo con la necesidad del bien o servicio a adquirir para lo cual se apoyará en la dependencia que solicite el bien o servicio.
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La minuta técnica contendrá: una relación del objeto u objetos, las obligaciones a adquirir entre las partes, descripción y características propias del bien, cronograma, certificado de disponibilidad presupuestal, cotizaciones, justificación de conveniencia, comunicación a través de la cual se informa al Consejo Superior y/o autorización si es del caso, estudio de recomendación del comité de contratación., ofertas, información del posible contratista, evaluación de las ofertas, se envía a la Secretaria General para que instruya y se proceda a la elaboración de la minuta de contrato o convenio que se va a suscribir.
3) Cuando se trate de adquisiciones de bienes muebles indicar que Esta se ajusta al plan de compras.
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La Secretaría General revisará la minuta, viabilizará su trámite y lo enviará a la Dirección Administrativa para que se le asigne y se registre su número en el consecutivo de contratación que para este efecto llevará la Dirección Administrativa de donde se le enviará al Rector para su firma.
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Una vez firmado el contrato por el Rector regresará la minuta a la Dirección Administrativa para entregar copia al contratista para su publicación en el Diario Oficial, pago de impuestos y constitución de la garantía de cumplimiento.
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Firmado el contrato por las partes, la Dirección Administrativa aprobará las pólizas y en la Oficina de Presupuesto se efectuará el Registro Presupuestal.
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Una vez registrado presupuestalmente y aprobada la póliza de garantía, la Dirección Administrativa informará al interventor o a quien haga la supervisión del contrato y se le enviará copia del mismo suscrito y legalizado.
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Las adiciones, prórrogas, reajustes del valor y cualquier otro acto que implique modificación del contrato, deben solicitarse con una antelación de sesenta (60) días a su vencimiento y estar acompañado de los respectivos soportes para darle el tramite señalado en los numerales anteriores.
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Perfeccionamiento y ejecución de los contratos:
9.1 Perfeccionamiento: Los contratos se perfeccionan con la firma de las partes.
9.2 Ejecución: los contratos que celebre la .Universidad del Pacífico requerirán para su ejecución además del cumplimiento de los requisitos propios de los contratos de Derecho Privado: a) Aprobación y Registro Presupuestal; b)Aprobación de la Garantía única; c) Publicación en el Diario Oficinal; d) Pago del Impuesto de Timbre cuando a este haya lugar.
9.2.1 Aprobación y Registro Presupuestal: Consiste en reservar con destino al contrato los dineros correspondientes en el presupuesto, evitando que el recibo se pueda agotar sin que el contrato tenga respaldo alguno. El encargado de la Oficina de Presupuesto realizará esta operación, quien expedirá el respectivo certificado de disponibilidad.
9.2.2 La Garantía: Tiene por objeto respaldar el cumplimiento a cabalidad de cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista frente a la universidad, por razón de la celebración, ejecución y liquidación y tendrá como exigencias mínimas las con templadas en el...
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